Co umí moderní aplikace pro týmovou spolupráci

Jaroslav Šnajdr | 03.01.2012 | Internet a služby, Mobilita, Software | Žádné komentáře

Historie webových aplikací pro týmovou spolupráci je stejně dlouhá jako historie samotného internetu. V počátcích lidé spolu sdíleli soubory přes FTP a publikovali informace tak, že přímo psali HTML soubory a ručně je publikovali na webových serverech. Jak internet pronikal z akademického a armádního prostředí do komerční sféry, vznikaly nové a jednodušší způsoby, jak publikovat informace. Již v roce 1995 byla vynalezena wiki. To je systém, který umožňuje editovat stránky na webu každému, kdo umí psát obyčejný text a pamatuje si několik jednoduchých formátovacích značek. Dodnes je sdílení informací a týmová spolupráce bouřlivě rozvíjející se obor, s neustálými inovacemi a velkými venture investicemi.

Z historických důvodu se často na sdílení informací a spolupráci používají content management systémy, původně určené na programování a správu rozsáhlých webů. Část z nich je volně dostupná jako open source software, s aktivní komunitou vývojářů, kteří vyvíjejí rozšiřující moduly a dokáží systém přizpůsobit na zakázku. Podle dnešních měřítek je ovšem většina těchto systémů pro běžného uživatele příliš složitá a náročná na pochopení. Pokud nějaká firma nasadí takový systém za účelem týmové spolupráce, končí to obvykle tak, že informace publikuje jen hrstka technicky nejzdatnějších členů týmu a ostatní lidé informace jen chodí číst. Pokud mají něco publikovat, mají strach to udělat. Buď informace nesdílejí vůbec, nebo musí požádat někoho zkušenějšího o pomoc. Přímá angažovanost a spontánní sdílení zde zcela chybí.

Informace, které chtějí uživatelé sdílet, nabývají mnoha různorodých forem. Dokumenty, prezentace a tabulky z Microsoft Office. Obyčejný formátovaný text, který chceme vidět přímo na stránce. Obrázky a jejich galerie. Přehled událostí v kalendáři nebo seznam úkolů. Mnoho dostupných systémů se specializuje na jeden typ informace a práci s ostatními typy buď nepodporuje vůbec nebo tato silně zaostává. Například pro Wiki systémy je typické, že excelují v editaci a publikování textu, ale přidání obrázku nebo několika Excelovských dokumentů bývá zdlouhavé a nepříjemné. Na druhé straně spektra existuje několik aplikací, které mají propracované sdílení souborů a práci s jíným typem informace nepodporují. Vytvořit stránku s doprovodným vysvětlujícím textem není možné. Při výběru systému pro týmovou spolupráci je proto důležité zvážit, jak kvalitně daný systém umí pracovat s různými typy informací a zda vás při práci nebude omezovat.

Co musí umět dobrý systém pro týmovou spolupráci

Přesto i na pouhém sdílení souborů na webu lze postavit životaschopný produkt s mnoha pokročilými vlastnostmi. Uživatelům dnes zdaleka nestačí mít webovou stránku se seznamem souborů, které lze stahovat a aktualizovat pomocí klasického uploadu a downloadu v prohlížečích. S takovým nástrojem by i tak jednoduchá operace jako otevření existujícího souboru v editoru a uložení nové verze zpět na server byla nesmírně zdlouhavá a náchylná k chybám. Moderní produkty poskytují webové náhledy, kde si můžete dokumenty prohlédnout, aniž byste je stahovali a aniž byste měli všude nainstalovaný nativní editor a prohlížeč. Dokumenty lze často automaticky synchronizovat do adresáře na lokálním disku, nebo si webové úložiště připojit jako síťový disk pomocí protokolu WebDAV nebo SMB. Potom lze se vzdálenými soubory pracovat stejně jako s lokálními. Mnohé aplikace dnes nabízí přímo ve svém menu možnost otevřít dokument ze vzdáleného webového úložiště, nebo nový dokument uložit rovnou na síť. V moderních webových prohlížečích podporujících HTML 5 lze také soubory přesouvat pomocí drag and drop mezi prohlížečem a lokálním diskem. Upload a download se tak redukuje na pouhé gesto myší a jedno kliknutí. Standardem je také historie verzí s možností prohlížet staré revize, sledovat co kdo a kdy změnil a v případě chyb se vracet zpět.

Nedílnou součástí moderní týmové spolupráce jsou funkce známé ze sociálních sítí. Publikuje-li někdo novou stránku nebo nový soubor, může poslat ostatním uživatelům notifikaci a členové týmu mohou obsah komentovat. Spontánně se tak rozbíhají diskuse o právě zpracovávaném projektu. Každý uživatel si může vybrat, které projekty a které lidi chce sledovat, a aktualizace se budou ihned objevovat v jeho osobním přehledu novinek. Uživatelé mohou mít v systému osobní profily a publikovat pod svým profilem informace zajímavé pro ostatních. To je neocenitelné zejména pro firmy, které mají více oddělených poboček a ve kterých se musí věnovat značné manažerské úsilí tomu, aby lidé z různých zemí a různých časových zón, lidé, kteří se často osobně ani neznají nebo se potkávají jen zřídka, mohli spolu bez problémů spolupracovat.

Často se zapomíná na to, že interní dokumenty se nesdílejí jen mezi zaměstnanci uvnitř firmy, ale že s nimi potřebují pracovat i externí lidé. Skoro každá firma spolupracuje s externím právníkem, auditorem, účetní firmou, reklamní agenturou, s externím grafikem. Těmto pracovníkům chceme dát omezený a kontrolovaný přístup k našim interním datům, často jen na omezenou dobu. Musí být snadné jim poslat emailovou pozvánku, aby se mohli bez komplikací do systému připojit a pracovat s informacemi, které potřebují. Ne každý systém takový způsob práce podporuje. Může být obtížné přidělit externím uživatelům přístup, aniž by to znamenalo značnou administrativní nebo byrokratickou zátěž.

Poslední věcí, bez které se dnes nelze obejít, je přístup z mobilních zařízení. Z chytrých telefonů a tabletů. Tato zařízení vyžadují uživatelské rozhraní, které je přizpůsobené malé obrazovce a dotykovému ovládání. Uživatelé jsou zvyklí na špičkový design a příjemné a intuitivní ovládání. Vybraný obsah může být synchronizován offline, aby mohl uživatel pracovat s daty i v místech, kde není internetové připojení, například během dlouhé cesty letadlem. Po přistání se potom očekává, že se provedené změny při nejbližší příležitosti uloží zpátky na server.

Týmová spolupráce na webu není zdaleka uzavřená kapitola a dodavatelé se neustále předhánějí s novinkami. Při výběru systému se proto soustřeďte také na to, jak rychle je jeho výrobce schopen inovovat a implementovat nové trendy. Produkty rychle zastarávají. Každý rok jsou vynalezeny nové metody, jak spolupráci a sdílení zásadně vylepšit a zjednodušit. Nejsou to v žádném případě samoúčelné inovace, které by měly pochybný praktický přínos.

Autor pracuje jako Product Development Manager produktu Kerio Workspace společnosti Kerio Technologies.

Zdroj: Infoware 12/2011

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− tři = dva

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz