Manymoon a Basecamp: Efektivní řízení projektů na dálku

Júlia Micháleková | 22.01.2012 | Internet a služby, Ostatní | Žádné komentáře

Všechny oblasti obchodu, poskytování služeb a nebo marketingu se dnes mění závratnou rychlostí a to, co platilo včera, se dnes už pokládá za zastaralé. Stejně tak i řízení projektů prošlo od svého vzniku různými fázemi a vývojem. Dnešní podobu začalo nabývat v 60. letech minulého století v souvislosti s výstavbou různých náročných a komplexních zařízení a nebo s cestami do vesmíru. Mělo hlavně technické zaměření, protože se týkalo převážně výzkumu a vývoje.

Dnes je však řízení projektů mnohem komplexnější, využívají se flexibilní metody, orientuje se na všechny podnikové funkční oblasti a na rozdíl od minulosti, kdy se uplatňovalo jen u největších projektů, ho dnes využívá i řada malých a středních firem. Stále více se také objevuje požadavek efektivního řízení projektů na dálku.

Složky projektového řízení

Ze všech požadavků na moderní projektové řízení je potřeba vyzdvihnout jeden, kterým je flexibilita. Je to z toho důvodu, že projektový management má pět hlavních částí (elementů), kterými jsou projektová komunikace, týmová spolupráce, životní cyklus projektu, vlastní součásti (podjednotky) řízení projektu a organizace.

Všech pět částí je potřeba sladit a vzájemně přizpůsobit. Nejvíce se to týká lidí pracujících na projektu. Dnes už není vůbec výjimkou, když se projektu účastní i odborník z externího prostředí firmy, případně zaměstnanec na služební cestě nebo člověk, který již pracuje v jiné pobočce a podobně, který je pro tým z profesního či vědomostního hlediska nenahraditelný. V této chvíli se vynořuje otázka, jak co nejlépe tyto účastníky projektu sladit. Jak je harmonizovat s dalšími elementy projektového řízení, jako je komunikace a organizace?

Jedním z možných řešení tohoto problému je řízení projektů na dálku. Mnohým se to může zdát obtížné či nemožné. Důvodem je stále převládající přesvědčení, že lidi je potřeba mít při řízení projektu pod kontrolou, neustále na ně dohlížet, úzce s nimi spolupracovat a komunikovat. Kde je ale napsané, že něco takového není možné i na dálku? Jak bylo zmíněno už v úvodu, zpočátku se projektové řízení orientovalo výlučně na velké projekty, zatímco dnes je už samozřejmé využívat ho i v případě středních a menších projektů. A možná se v budoucnosti stane samozřejmostí nebo spíše nevyhnutelností i řízení na dálku.

Zásady a nástroje pro řízení projektů na dálku

Pokud chcete, aby bylo vzdálené řízení projektů úspěšné, musíte dodržet určitá pravidla a zásady. Na začátku je to důkladné naplánování a organizace celého projektu. To znamená, že musí být přesně a jasně stanovené cíle projektu (hlavní cíl a vedlejší cíle), úkoly pro každého člena týmu a detailně určené jednotlivé aktivity, které má vykonávat, a také přesně vymezené časové období, respektive termíny jejich ukončení. Tyto kroky musí být základem každého projektu.

Při řízení projektu na dálku je důležitý způsob monitorování a řízení jeho průběhu. Proto je potřeba hned na začátku také vybrat nástroj, která vám bude při řízení projektů pomáhat. Těchto nástrojů je celá řada, mezi nejznámější patří Manymoon nebo Basecamp, ale za zmínku stojí třeba i ActiveCollab, Central Desktop, Collabtive, FogBugz či ryze český projekt Projectial a další. Pokud se vrátíme k prvním dvěma zmíněným, základní rozdíl mezi nimi je v tom, že Basecamp je placený, zatímco Manymoon je úplně zadarmo. Manymoon je součástí Google Apps Marketplace, ale dá se používat i samostatně. Pokud si chceme otestovat Basecamp, je k dispozici 30denní zkušební verze zdarma.

Co umí nástroje Manymoon a Basecamp

Co je základem těchto nástrojů a co umožňují? Oba jsou velmi jednoduché pro uživatele. Každý se v nich snadno a rychle zorientuje. Umožňují vytvořit projekt (jeden či více) a v rámci projektu sami delegujete, kdo se na něm bude účastnit. Také určujete, jaké pravomoci členové týmu v rámci projektu mají. To znamená, zda jsou administrátory a mohou vytvářet a měnit jednotlivé úkoly či příkazy a nebo jsou jen účastníky projektu, kterým jsou tyto úkoly zadávány. Dále přerozdělíte jednotlivé úlohy mezi členy projektu. V rámci tohoto kroku jim určíte název, termín ukončení a popis. Pověřený člověk potom zaznačí ukončení úkolu, délku jeho trvání, případně doplní nějaké poznámky. Oba nástroje umožňují vytvářet a sdílet dokumenty a připojovat je k jednotlivým úlohám.

Jak jsme už uvedli, Manymoon je součástí balíčku Google Apps a vyznačuje se velmi precizním propojením jednotlivých aplikací. V rámci Manymoonu se dají jednoduše sdílet dokumenty z Google Docs a připojovat je k „taskům“. Integrace schránky Gmailu dokonce umožňuje vytvořit úkol přímo z jeho prostředí, s čímž je spojená i denní notifikace na e-mail, kdy vám každé ráno přijde e-mail oznamující vaše denní povinnosti. Tvůrci projektu, resp. administrátorovi přijde také zpráva o dokončení úlohy (tasku) účastníkem projektu.

Basecamp zase umožňuje ve skupině o věcech komunikovat, rozesílat hromadné zprávy či připomínkovat sdílené dokumenty. Dokonce je možné i částeční propojení Basecamp HQ s Google Apps a to prostřednictvím řešení Periscope Gadget, který umožňuje kontrolu Basecampu ve vašem iGoogle. Periscope dokáže ovládat řadu aspektů účtu Basecamp včetně sledování posledních aktivit, přidávání a správy časových položek a stahování souborů.

Na výběr jsou tři cenové plány pro různě velké skupiny. Nejlevnější s názvem Plus je nabízen za 49 dolarů za měsíc a nabízí podporu pro 35 projektů a 15 GB úložného prostoru. Plán Premium stojí 99 dolarů a podporuje až 100 projektů a 30 GB úložného prostoru. Nejštědřejší plán Max pak nemá žádné omezení množství projektů a nabízí 75 GB prostoru, ale stojí již 149 dolarů měsíčně. Počet uživatelů pak není ani v jednom případě nijak limitován.

Výhody řízení projektů na dálku

Jak můžete vidět, existující nástroje umožňují projekt důsledně monitorovat, mít pod kontrolou lidi, jednotlivé činnosti i jejich výsledky. Díky delegování lidí do funkcí v rámci projektu, zadávání přesných úkolů, termínů dokončení a cílů můžete sledovat prakticky vše, co se v projektu stane. A to i bez nutnosti častých osobních setkání a porad.

Můžete tak harmonizovat spolupráci na dálku. Setkání se dají nahradit videokonferencemi například prostřednictvím Skypu. Samozřejmě že osobní kontakt nejde zcela nahradit, takže čas od času bude nutné se sejít a to zejména na začátku a při uzavírání projektu a nebo v případě větších problémů v průběhu jeho realizace. Ale pro běžné situace jsou nástroje pro řízení projektů na dálku plně dostačující a mohou všem zúčastněným stranám ušetřit spoustu času i práce.

Autorka pracuje jako projektový manažer ve společnosti Visibility.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− jedna = čtyři

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz