Řízené tiskové služby: Zvolte nezávislý přístup

Petr Vaňátko | 02.02.2012 | Analýzy, Hardware | Žádné komentáře

Prakticky každá organizace, včetně komerčních firem, vzdělávacích institucí a státních úřadů, je obvykle stále silně závislá na tisku dokumentů. Ten je propojen s jejími základními byznys procesy, ať jsou to operace back office jako účetnictví a tvorba mezd nebo front office aktivity jako obchod či marketing.

Bez ohledu na to, do jaké míry je pro organizaci tisk důležitý, se IT oddělení obvykle potýkají s podobným problémem: jak poskytnout spolehlivé tiskové služby, které splní jak očekávání zaměstnanců, tak i představ managementu o cenách za provoz.

Jako jedna z možnosti, jak z tohoto začarovaného kruhu vyjít, se jeví řízené tiskové služby (managed print services, zkráceně MPS), které přenesou všechny starosti na jejich poskytovatele, který by měl být dostatečným odborníkem v oboru, aby se s neefektivitou dokázal vypořádat. Respektive starost o efektivitu již přestane být problémem firmy samotné a uvolní si tak ruce pro řešení jiných úkolů. Trh s managed print services se navíc díky působení nezávislých dodavatelů začíná výrazně měnit a nabízí dnes mnohem více alternativ než tomu bylo před několika lety (viz například studie od analytické společnosti Quocirca).

Chaos v tiskových zařízeních efektivitě nepomáhá
Velmi často dnes situace v organizacích vypadá tak, že je zde nainstalována celá škála tiskových zařízení, kopírek, skenerů či faxů a to obvykle od různých výrobců, takže potřebují i odlišný software, spotřební materiál či náhradní díly. Standardizované prostředí bývá spíše výjimkou. Tato zařízení navíc bývají často zastaralá a neefektivní a jen málo organizací a firem má skutečný přehled o tom, jak jsou využívána, kolik je tato tisková zařízení ve skutečnosti stojí na provozu a údržbě, respektive jaké jsou celkové náklady na jejich vlastnictví. V mnoha případech by pro ně toto číslo bylo nemilým překvapením.

Taková situace pak ztěžuje jakoukoliv optimalizaci tiskového prostředí či kontrolu nákladů a pro IT oddělení se jedná o zátěž, která jí stojí spoustu práce i administrativy. Navíc firmy dnes typicky fungují v režimu nedostatku personálu, mnohdy zde chybí správné technologické znalosti a nejsou k dispozici peníze pro zásadní změnu tohoto prostředí. Výsledkem je to, že jsou de facto uvězněny ve spirále vysokých nákladů na tisk, snížené produktivity a také rostoucího bezpečnostního rizika z nechráněných strojů.

Podle analytiků mohou být řízené tiskové služby pro firmy strategickou konkurenční výhodou, protože odpovídají filozofii snižování nákladů, splnění environmentálních imperativů, zlepšení požadavků na shodu s předpisy a redukci rizik. V současnosti poskytovatelé managed print services nejvíce těží z velkých firem s více než tisíci zaměstnanci a průzkumy ukazují, že zhruba polovina velkých evropských podniků buď MPS již zavedla nebo si je osahává. Situace se ale rychle mění.

Alternativa v podobě nezávislých dodavatelů
Kromě tradičních poskytovatelů managed print services, jimiž byli velcí dodavatelé tiskových technologií, působící na trhu desítky let, se zde v poslední době nově objevuje i skupina nezávislých hráčů. Ti nejsou svázáni s technologiemi a softwarem určité značky a navíc se zajímají i o menší firmy, které pro tradiční hráče nebyly obvykle až tak atraktivní.

Nezávislí poskytovatelé MPS tak přinášejí na trh řízených tiskových služeb tolik potřebnou liberalizaci, neboť mohou nezaujatě nabídnout a doporučit řešení podle potřeb konkrétní firmy, zatímco velcí hráči vždy dodali to svoje bez ohledu na to, zda existovala efektivnější a levnější varianta. Nezávislý poskytovatel by měl dokázat nakombinovat různá existující řešení různých výrobců do multiplatformního prostředí, ale tak, aby vzájemně spolupracovala a přinášela nejlepší efekt a zavést do firmy univerzální tiskové funkce nezávislé na značkách kopírek nebo tiskáren. Také by měl dokázat vytipovat, který ze stávajícího tiskového hardwaru lze do nového prostředí zařadit a který již nikoliv, zatímco tradiční hráči téměř vždy přišli s kompletní výměnou existujících tiskových zařízení za jejich vlastní.

Dosažení co největší efektivity tiskového prostředí je totiž v primárním zájmu nezávislých poskytovatelů managed print services. Protože čím lépe se jim podaří toto prostředí optimalizovat a čím mají nižší náklady, tím lepší cenu pak mohou firmě nabídnout za svoje služby.

Nezávislý poskytovatel také často dokáže při nákupu vyjednat mnohem lepší ceny za vybavení a materiál, než by to dokázala firma samotná, což opět celkovou cenu služeb snižuje. Tito nezávislí hráči také obvykle poskytují i alternativní cenové modely. Zatímco tradičně jsou ceny za řízené tiskové služby obvykle založeny na minimálních objemech tisku, v případě nezávislých poskytovatelů to může být třeba i model „pay-per-print“, takže zákazník neplatí zbytečně za to, co nevytiskne.

Přichází tání ledů
Podle analytiků tak trh s řízenými tiskovými službami dospěl do bodu zvratu, kdy se konečně objevila životaschopná alternativa k velkým hráčům, kteří tento trh dlouhou dobu ovládali a kteří prosazovali svoje zájmy a vlastní zařízení. Oblast managed print services díky tomu nyní může nabídnout širší škálu služeb a větší možnost výběru. Nezávislí dodavatelé tak podle analytiků přinesou postupně tlak na zvedené poskytovatele, kteří budou nuceni zvolit podobný liberálnější přístup a dokázat nabídnout i něco jiného než dosud.

Lze proto očekávat, že proběhne i řada akvizic nezávislých dodavatelů velkými hráči, kteří se tak budou snažit posílit svoji pozici a schopnost dodávky řízených tiskových služeb v prostředí, kde je nasazena řada zařízení od různých výrobců.

Autor pracuje jako konzultant v oblasti tiskových řešení.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


šest + = devět

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz