Jak na archivaci dat informačního systému?

Jaroslav Mráz | 15.03.2012 | Software | Žádné komentáře

Při archivaci dat informačního systému pracuje výhradně s takovými daty, která nějakým způsobem v rámci něj vznikla. Jde o strukturovaná data a strukturu dat udržuje přímo informační systém. Typickým příkladem jsou data fakturačního dokladu nebo objednávky.

Logika archivace dat informačního systému je postavena na jednoduchém principu – hodnota dat se v čase mění. Jako vidíte z obrázku níže, data mají nejvyšší hodnotu v době svého vzniku. Potom jejich hodnota klesá. Přesto je organizace musí na základě legislativní povinnosti uchovávat dlouhou dobu (asi 5 – 10 let v závislosti na typu dat).

Po jistém čase už tedy není finančně efektivní uchovávat obchodně uzavřená, stará data v databázi informačního systému. Archivace dat řeší přesun těchto dat z databáze informačního systému na jiný typ úložiště. Důležitý princip, který se musí dodržet, říká, že data musí být nadále zobrazitelná z informačního systému, protože ten je jejich vlastníkem a stále udržuje jejich strukturu.

Proč archivovat?
Primárním cílem archivace dat je úspora. Úspora diskového prostoru produkční databáze informačního systému, úspora nákladů na hardware a jeho kvalifikovanou obsluhu, úspora času při pravidelné údržbě informačního systému (zálohování, systémové kopie atd..),

Zlepšení výkonnosti informačního systému a tím úspora času pracovníků. Toto jsou nejčastěji zmiňované motivační faktory.

Kde při archivaci začít a jak postupovat?
Organizace, respektive její zaměstnanci si obvykle uvědomují, že archivace dat informačního systému je důležitá, ale mnohdy neví jak na to, kde začít a co vše je potřeba vyřešit. Načrtněme si vybrané oblasti, které je třeba řešit před realizací archivace:

Motivace pro archivaci – je dobré, pokud si společnost umí jasně definovat hlavní motivující faktory na archivaci dat. Nepřímo jsou tím naznačena i očekávání.

Realistické očekávání – archivace dat je silný nástroj na udržování informačního systému v „dobré kondici“. No není to ale všelék. Doporučuje se udělat si reálnou představu o archivaci např. od partnerských firem, které archivaci zavedli.

Finanční a časový rámec – stanovení finančního a časového rámce pro projekt archivace, kterým se nastartuje pravidelná archivace jako běžná rutinní operace, je nezbytnost. Pomoc se tu dá hledat třeba i v partnerských firmách s fungující archivací nebo u IT partnera se zkušenostmi v této oblasti.

Datová analýza – bez důkladné datové analýzy se archivace nemůže obejít. Vždyť to podstatné o datech se dozvíme zejména z ní.

Činnosti spojené s analýzou dat jsou natolik specifické, že jen málokterá společnost si s nimi poradí sama. Na trhu jsou k dispozici externí poradenské firmy. Je však dobré, pokud dokáže společnost i přes existenci externího zdroje vyčlenit interní zdroje, které se tomuto tématu budou věnovat.

Rámcově při datové analýze jde zejména o následujícím činnostem:

- hodnocení stavu databáze (velikost, rychlost růstu, datové objekty),
- kategorizace datových objektů (na základě příslušnosti k modulu / aplikaci / obchodnímu procesu),
- kategorizace podle dalších obchodních kritérií (časové hledisko, účetní / nákladové okruhy …),
- určení obchodních požadavků na datové objekty,
- určení legislativních požadavků na datové objekty,
- hodnocení vzájemných závislostí datových objektů.

Definování dlouhodobé strategie – na základě předchozí analýzy musí být stanoveny pro jednotlivé datové objekty jasné strategie. Jde o stanovení kritérií, které musí být splněny, aby data mohla být přemístěny z on-line databáze informačního systému na jiný druh úložiště. Zároveň je třeba stanovit celkové období, během kterého musí společnost data uchovat. Jinými slovy, po jakém čase a po splnění jakých kritérií lze data navždy zahodit.

Dokumentace strategií pro jednotlivé datové objekty a její pravidelné udržování je klíč k dlouhodobému úspěchu. Nezřídka se stane, že několik let po vypracování analýzy a stanovení strategií už jen „pamětníci“ tuší, že „někde k tomu byly podklady“.

Na základě analýzy a následně definované strategie se dá odhadnout, jaké množství dat lze archivovat. To zase bude tvořit podklad na možný výpočet reálné ušetřeného diskového prostoru, a tedy přínosu pro společnost.

IT infrastruktura – pro úspěšné nastartování archivace je velmi výhodné, pokud organizace již provozuje archiv (DMS, ECM) např. na ukládání a správu dokumentů. Je samozřejmě důležité v archivu zajistit potřebné úložné kapacity.

Pokud organizace ještě nemá archiv, třeba počítat s vyšší finanční i časovou náročností. V tomto případě je lepší implementaci archivu realizovat jako subprojekt.

Budování podnikového povědomí archivace – pokud má být archivace dat pro organizaci skutečně přínosná, třeba, aby se usadila v myslích uživatelů informačního systému jako něco naprosto přirozeného. Archivace dat se po pilotním projektu musí stát rutinním procesem, který se provádí jako mnoho dalších běžných operací informačního systému. Komunita uživatelů musí vědět o dlouhodobé strategii archivace a musí znát a akceptovat omezení přístupu k archivovaným datům.

Pokud má být archivace úspěšná, musí jí věnovat pozornost a podpora ze strany vedení společnosti. Management seznámený s náplní a s dlouhodobým přínosem archivace musí jednoznačně podpořit archivaci dat informačního systému a vyčlenit na tuto činnost finanční a lidské zdroje.

Autor pracuje jako SAP konzultant ve společnosti IDS Scheer Slovakia, člena skupiny Software AG

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


+ pět = deset

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz