Jak postupovat při výběru informačního systému (1.)

Peter Lang | 10.03.2012 | Analýzy, Software | Žádné komentáře

Šířka informačních technologií využívaných v podnikatelských i veřejných organizacích v posledním desetiletí výrazně narostla. Tento růst nepřestává a více než kdykoliv předtím ovlivňuje náklady spojené s rozšiřováním tohoto záběru zvolená strategie a reálné řízení nasazování informačních technologií tak, abychom na závěr dosáhli integrovaný komplexní nástroj na podporu procesů organizace.

Když se společnost rozhoduje pro informační systém, je nezbytné, aby byly zodpovězeny základní otázky: na co chceme informační systém využívat, v čem nám má pomoci, které dosavadní systémy nahradí a s jakými existujícími IT nástroji musí být integrovaný.

Informační systémy ve firmě mají potenciál zvýšit svou podporou většinu podnikových procesů. Míra této podpory a komplexnost řešení vždy závisí na potřebách konkrétní organizace.

Výběr IS není jednoduchý
Při výběru je potřeba předpokládat, že žádný individuální informační systém nepokryje všechny oblasti činnosti. Je důležité, aby rychle poskytoval relevantní informace. Musí umět managementu dodat podklady pro rozhodovací procesy a další řízení aktivit ve firmě. Činnosti, které jsou řízeny informačním systémem, by měly být spojeny do jednoho funkčního celku. Ten musí zabránit plýtvání časem, způsobenému neefektivností řešení v důsledku nedokonalých můstků, převodů, importů a podobně. Systém má dávat odpovědi na otázky v konkrétní oblasti podnikání. Zároveň musí být otevřený, s jasně definovanými rozhraními na integraci. Technologická platforma, na níž je postaven, musí být kompatibilní s prostředím, které v organizaci je, resp. které organizace plánuje vybudovat.

Je dobré, když se při výběru informačních systémů stanoví kritéria definující kritické požadavky. Většinou jde o požadavky spojené s podporou rozhodujících procesů, protože při výběru jde právě o zefektivnění fungování společnosti. Rovněž se musí definovat i další kritéria. Podle nich se přidělují při výběru body a na závěr na základě získaných bodů je potřeba systémy vyhodnotit a učinit rozhodnutí. Výběr informačního systému znamená důležité rozhodnutí a je nezbytné věnovat mu příslušnou pozornost. Je velmi důležité definovat, které požadavky jsou klíčové, a primárně hodnotit úroveň jejich plnění. Vše ostatní následuje až za těmito kritérii.

Podle předem definovaných očekávání je nezbytné hledat funkcionalitu informačního systému, která bude společnosti nejvíce vyhovovat. Seznam očekávání a funkcionalit je dobré porovnat s nabídkami jednotlivých informačních systémů. V případě, že se společnost zabývá např. vedením účetní, mzdové, personální agendy, poskytuje daňové poradenství nebo auditorské služby, pak komplexní systém, který pokrývá firemní agendu, není pravým řešením. Naopak v případě, že společnost spadá do výrobního odvětví, nejvyšší nároky by měla klást na moduly výroby a nástroje na kontroling.

Na technickou přípravu výrobních procesů, která je schopna vytvářet a uchovávat „životopis“ výrobku, navazuje produktivní řízení a plánování efektivní výrobní činnosti. Pružné kalkulace tvoří nezbytný předpoklad pro podporu obchodních procesů. Kapacitní plánování je zase předpokladem reálnosti příslibů zákazníkům a splnění dohodnutých úkolů. Integrované logistické a finanční moduly přímo podporují ekonomické přínosy plynoucí z nasazení tohoto systému ve výrobních společnostech. Kontroling pomůže s vyhodnocením reálnosti plánů jak z věcného, tak z finančního hlediska. Pomůže také nejen s analýzou a hledáním neefektivních bodů, ale zpřístupní i všem úrovním řízení detailní analytický pohled na efektivitu procesů.

Nejednotnost pojetí funkcí v různých IS
Základní informace z prezentací či seminářů, různé prospekty, brožury nebo webové stránky jsou pouze prvním krokem v cestě za skutečnými informacemi. Pojmy, jako je Business Intelligence, CRM, manažerské plánování a mnohé další, jsou jen velmi obecné a lze si pod nimi představit celou škálu funkcionalit. Pod stejným názvem se často schovávají nesrovnatelné obsahy. Například workflow se dnes zmiňuje skoro u každého systému, úroveň jeho řešení je však velmi různorodá – od úrovně nula až po složité komplexní řešení. Které z nich je pro vás to správné? Byla by vážná chyba předpokládat, že lze nalézt univerzální „stoprocentní“ řešení.

Ta nejkomplexnější řešení často představují to nejkvalitnější, co na trhu je. Ale jejich nasazení bývá velmi náročné a jejich provozování v nevhodném prostředí až téměř likvidační. Právě komplexnost řešení workflow je jasný příklad. V rozsáhlých organizacích se stovkami uživatelů je často nezbytné mohutné řešení. Totéž ve středně velké firmě však může podstatně snížit její pružnost, každá změna bude vyžadovat reimplementaci, náklady na provoz najednou vyskočí do nepřiměřených výšek. Co tím chceme říct? Před výběrem musíme mít představu, jakou hloubku detailu chceme v systému sledovat, a během výběru musíme identifikovat, jaká pracnost a provozní náklady jsou spojeny právě s tou mírou přesnosti evidence a vyhodnocování, jakou jsme si zvolili.

Každý informační systém (pokud jsme vybrali dobře) je volba na mnoho let, proto jsou tyto informace důležité. Stejně důležité však je i to, jak daleko se s vybraným systémem dokážu dostat, pokud moje firma naroste, pokud budu chtít změnit firemní procesy. Jedno z řešení, jak získat skutečné informace o daném systému a jeho jednotlivých modulech, je detailní prezentace informačního systému přímo ve společnosti a referenční návštěvy u stávajících uživatelů. Dá se tak dostat k informacím, které jsou pro vás podstatné. Mimo jiné v tomto případě lze posoudit uživatelskou přívětivost programu.

V pokračování článku o výběru informačního systému najdete trendy v oblasti IS, kritéria výběru dodavatele či možnosti financování.

Autor pracuje jako generální ředitel ve společnosti Asseco Solutions SR.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


šest − jedna =

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz