Jak postupovat při výběru informačního systému (2.)

Peter Lang | 11.03.2012 | Analýzy, Software | 4 komentáře

V první části článku o výběru informačního systému jsme si ukázali, že výběr není jednoduchý a že stejně pojmenované funkce skrývají často odlišný obsah. Nyní se podíváme na to, jak i v takové situace s výběrem IS postupovat.

V ICT se v posledních letech objevilo několik trendů, o kterých se tvrdilo, že jejich ignorování může znamenat značný handicap. Manažer, který sleduje, co se o softwaru píše, se následně samozřejmě na tyto trendy či novinky ptá. Často je ani nechce nebo nevyužije, protože situaci, pro kterou měly představovat řešení, vyřeší pomocí funkcionality, kterou již zná. Bez některých věcí a funkcionalit se však zákazníci dříve či později už neobejdou.

Dnes je například samozřejmé, že součástí podnikových informačních systémů jsou CRM (Customer Relationship Management) a Business Intelligence. Na nich můžeme pozorovat hlavní trend dneška – jak se funkcionality, vyvinuté původně pro velké společnosti, rychle posouvají do středních a malých firem. Trh s informačními systémy je v naší zemi rozsáhlý. Působí zde řada společností, které vyvíjejí informační systémy různého zaměření, s rozličnou vnitřní logikou, použitou technologií a na odlišných cenových úrovních. Většina systémů se průběžně rozvíjí a zdokonaluje, takže stále přibývají tzv. standardizované systémy, které mohou uspokojit širokou škálu požadavků.

Je zřejmé, že například systémy BI jsou postaveny na řešeních světových výrobců, a proto se při jejich nasazení velmi rychle projeví jejich otevřenost, tedy to, do jaké míry je informační systém podniku připraven na jeho integraci. Podobně je to i s CRM, ať už jde o vlastní řešení, nebo o řešení některého světového výrobce, integrované se základním systémem. Míra integrace v obou případech daleko přesahuje propojení s ERP, pro efektivní činnost zde musí existovat kvalitní vazba na e-mail, na úplnou archivaci vzájemné komunikace s klientem, propojení na úložiště dokumentů, pro ukládání nabídek, listů, obchodní dokumentace, propojení na telefonní ústředny tam, kde se provádí obchodní aktivita prostřednictvím telemarketingu, propojení na BI pro získání co nejbohatších informací o zákazníkovi…

Jak vybírat dodavatele IS
Důležité je umět si vybrat „správného“ dodavatele těchto systémů. Ten následně dokáže zavést systém pro konkrétní byznys v přiměřené době a za „správnou“ cenu. Rozhodně by nebylo vhodné přistupovat k výběru systému či jeho dodavatele pouze z hlediska ceny nebo známosti značky. A to i přesto, že obě hlediska jsou nesmírně důležitá. Velmi podstatné jsou také reference od firem z příbuzného odvětví.

Management společnosti definuje, jaké cíle chce nasazením informačního systému dosáhnout. IT oddělení musí doplnit technická kritéria, které má IS splňovat. Je to nezbytné, a pokud nemáme „doma“ IT podporu na dostatečné odborné úrovni, je vhodné si pomoci externím poradcem. Stejně je potřeba definovat, zda jsou přípustná i řešení ve formě outsourcingu, a mít představu, kolik nás stojí interní provoz a podpora systémů.

Výběr systému, jeho zavedení a následné spuštění v ostrém provozu se dá uskutečnit v podstatě kdykoliv v průběhu roku. Pokud společnost vybrala správný systém a termín jeho spuštění ostrého provozu naplánovala dobře, je vysoká pravděpodobnost, že jeho zavedení bude úspěšné, přinese konkurenční výhodu a posune společnost vpřed. Už na začátku však musí být definovány akceptační kritéria a způsob jejich vyhodnocení – většinou je tu přímý vztah s cíli společnosti sledovanými při výběru IS.

Je čas platit
Když je už rozhodnuto, který informační systém bude součástí společnosti a od kterého data, přichází na řadu otázka financování. Možností je i zde více. Většina dodavatelů dnes nabízí kromě jednorázové platby za licence i různé splátkové kalendáře, pronájem softwaru či operativní leasingy. Záleží už na každé společnosti, která možnost nejvíce vyhovuje její finanční situaci.

Vyhodnocení ekonomické návratnosti nelze samozřejmě dělat v době spuštění do provozu. Metodika tohoto vyhodnocení by měla být definována předem, stejně i čas, ve kterém se bude vyhodnocení konat. Dodavatel by měl při vyhodnocení spolupracovat a při dobré spolupráci být i spolutvůrcem strategie dalšího rozvoje. Náklady a ekonomická efektivnost se odvídí i od kvalitní a dostupné podpory uživatelů IS, proto podmínky a úroveň podpory je nutné dohodnout předem, nejlépe i garantovat dohodou typu SLA (Service Level Agreement).

Být dobrým stratégem je základ dlouhodobého úspěchu. Výběr informačního systému určitě není jednoduchá a krátkodobá záležitost. Proto je dobré, když si na toto strategické rozhodnutí vyčlenit dostatek času, abyste se rozhodli optimálně.

Shrnutí zásadních kritérií pro výběr
Hlavní strategií při koupi informačního systému je zodpovězení si těchto otázek: Na co chceme informační systém využívat? V čem nám má pomoci? Co chceme informačním systémem ve firmě pokrýt? Jako změříme jeho reálné přínosy?

Při pořizování nového systému je dobré vzít v úvahu existující stav a rozhlédnout se po trendech, které trh informačních systémů přináší. K výběru dodavatele je nutné přistupovat zodpovědně a kromě ceny, velikosti dodavatele a známosti značky je důležité podívat se i na referenčních zákazníků se stejným nebo podobným zaměřením, jako má vybírající společnost.

Dodavatelé nabízejí různé formy financování, třeba si vybrat tu, která nejvíce vyhovuje finančním možnostem společnosti. V neposlední řadě je třeba podívat se na služby, které dodavatel nabízí. Není dobré, když se koupí informačního systému končí spolupráce mezi zákazníkem a dodavatelem. Pravidelná komunikace, hotline, helpdesk, diskusní fóra a zákaznická zóna jsou předpoklady toho, že systém bude ve společnosti fungovat tak, jak si to dodavatel i zákazník před jeho koupí společně definovali.

Autor pracuje jako generální ředitel ve společnosti Asseco Solutions SR.

Zdroj: Infoware.sk

4 komentáře u článku “Jak postupovat při výběru informačního systému (2.)”

  1. Jiří Sadílek napsal:

    Opravdu velmi dobrý článek. Oceňuji obzvlášť to, že ač je autor spojený s určitou firmou, nikde si v textu nepřihřívá polévečku a dokáže být nestranný. Good job.

    • Skeptik napsal:

      No neřekl bych. Podle mě jsou to jen takové až moc obecné rady, na které přijde během chvíle každý, kdo výběr nového podnikového ERP řeší. Spíš bych uvítal víc zkušeností z praxe, nějaké možné zádrhele atd.

  2. Jan Durák napsal:

    Neměli byste někdo náhodou tip na nějakého toho „externího poradce“? Jde mi o to, aby byl opravdu nezávislý, protože mám zkušenost, že poradci mají obvykle určitý zájem na tom, aby zakázku dostala konkrétní firma (která je nejspíš potom také odměňuje). Ale pak jsou tím pádem „rady“ poradce jen vyhozené peníze.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


pět − = dva

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz