Jak zavést do firmy práci na dálku

Michal Martoch | 19.03.2012 | Analýzy | Žádné komentáře

Zrušíme kancelář a začneme pracovat odkudkoliv? Pro některé utopie, pro čím dál tím větší počet firem zažitá skutečnost.

Šetří se náklady, zaměstnanci jsou spokojenější a výkonnější. Každá firma sice nemůže být takovým způsobem radikální, alespoň částečné je ale možné využívat  nástroje pro práci na dálku ve většině společností.

Otázkou zůstává, jak a kde začít. Přímou a nejjednodušší cestou je samozřejmě oslovení specializované firmy. Ten složitější postup, tj. zavedení vlastními silami, se pokusíme popsat v tomto článku.

Audit firemních procesů: začít tím, co už máte
Asi nejdražší a nejnáročnější způsob, jak umožnit zaměstnancům pracovat na dálku, je metoda pokusu a omylu. Každá firma má své specifické potřeby a naslepo vybraný hardware a software pro práci na dálku jednoduše nemusí fungovat podle vašich představ. Ze zkušeností firem, které zavedení těchto nástrojů úspěšně zvládly, se tak jako první krok jednoznačně osvědčil audit firemních procesů.

Ať už najatý specialista nebo interní zaměstnanec by měl přesně popsat jednotlivé oblasti práce a identifikovat procesy, které by bylo možné zefektivnit s využitím řešení pro vzdálenou práci. Důležitou součástí je vyčíslení současných nákladů na provoz kanceláří, na služební cesty, telefonování, správu serverů a dalších nákladů, které se snažíte zredukovat. Naproti tomu je nutné stanovit náklady na zavedení nového způsobu práce včetně technického vybavení pracovníků.

Najít si své místo v cloudu
Jakmile víte, co chcete, kolik to stojí a jakou částku si můžete dovolit zaplatit, následuje hledání vhodného technického řešení. Jak je obecně známo, pomocí internetu lze dnes řešit prakticky veškerou kancelářskou agendu a komunikaci. Nástroje pro videokonference umožňují pracovní schůzky s více lidmi, systémy pro webináře přenáší živá školení bez problémů i pro stovky účastníků. Pomocí cloud computingu můžeme bezpečně sdílet veškerá firemní data, spolupracovat online na dokumentech, vést účetnictví, řídit zaměstnance atd.

Nabídka aplikací v této oblasti je dnes velice rozsáhlá a není snadné se v ní vyznat. Dobrou orientaci vám mohou dát reference obchodních partnerů a zákazníků. Vhodné řešení může doporučit i poradenská firma. V případě specializovaných procesů se často vyplatí místo nákupu hotového online softwaru investovat do naprogramování vlastní aplikace v cloudu. Vyhnete se zbytečným kompromisům a selháním vybraného systému.

Školení zaměstnanců: umět říct proč
Na čem často ztroskotává snaha o zavedení práce na dálku, je nedostatečná komunikace se zaměstnanci. Je dobré předem přijmout skutečnost, že lidé neradi mění navyklé způsoby práce. Proto je naprosto klíčové vysvětlit důvody a očekávané přínosy změn, přičemž výhodou je setkat se se zaměstnanci osobně. Dalším kamenem úrazu bývá zanedbané proškolení. I když interní IT specialista skvěle zvládá naprogramování nových aplikací, neznamená to, že nemusí selhat při vysvětlování toho, jak je použít. Je proto zcela na místě zaplatit si externího lektora nebo pověřit vlastního zaměstnance s pedagogickými vlohami a dostatečnými přesvědčovacími schopnostmi.

Řízení zaměstnanců na dálku
Když najednou nemáte své zaměstnance po ruce, může být zpočátku obtížné zvyknout si na nový způsob komunikace a spolupráce. Proti případným kolapsům ve spolupráci je dobré držet se určitých zásad. Ty začínají u náboru vhodných pracovníků – takových, kteří jsou samostatní, komunikativní a spolehliví. Jasně stanovte, co od zaměstnanců očekáváte, zvlášť co se týká termínů, a nespoléhejte jen na ústní dohodu.

Se zaměstnanci hodně komunikujte, ať už prostřednictvím e-mailu, chatu a dalších nástrojů. Využívejte pravidelně videokonference pro osobnější setkání. Zaměstnancům důvěřujte a každou chvíli je nekontrolujte. Zařiďte také, aby se zaměstnanci pracující na dálku necítili izolovaní od firmy, minimálně několikrát do roka se setkávejte fyzicky, ať už na pracovních schůzkách nebo neformálních firemních akcích. A především – osvojte si konkrétní online nástroje pro zadávání, kontrolu a vykazování odvedené práce. Tak eliminujete své obavy o to, zda vaši pracovníci odvádějí dostatečný výkon.

Zavedení práce na dálku? Překážkový běh
Na cestě za úspěšným zavedením práce na dálku pravděpodobně narazíte na překážky. Ať už to bude neochota pracovníků, chybějící hardware a software nebo nepřístupnost vašich dat mimo prostory firmy. Flexibilita při práci se ale čím dál víc stává i významnou konkurenční výhodou. Proto se vyplatí nečekat, než vás v tomto překážkovém běhu předběhnou ostatní.

Autor pracuje jako konzultant na podporu práce na dálku portálu Workline.cz

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− tři = nula

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz