Největší překážky při první implementaci ERP systému

Jiří Novák | 23.03.2012 | Analýzy, Software | 1 komentář

Informační systémy typu ERP (enterprise resource planning) nebo podobné softwarové balíčky jsou ve firmách všech velikostí a typů používány stále v širším měřítku.

Tím logicky přibývá i počet organizací, které implementují svůj informační systém poprvé a obvykle se rekrutují z oblasti menších či středních firem.

Aleksey Osintsev, který patří mezi odborníky na nasazování ERP, na blogu Technology Evaluation Center proto zveřejnil svoje zkušenosti reflektující hlavní úskalí zejména v případě, že firma implementuje svůj první ERP systém. Ty jsme pak doplnili i o vlastní postřehy z praxe. Tato úskalí lze rozdělit celkem do pěti oblastí.

1. Problém výběru
V případě, že se firma rozhodne spustit projekt implementace nového informačního systému, první otázkou je vždy typ, velikost a rozsah budoucího systému. Na trhu jsou k dispozici stovky řešení a není snadné najít to, které bude firmě nejlépe vyhovovat. Asi nelze dát žádnou univerzální odpověď, jak při výběru postupovat, nicméně pokud v tomto kroku uděláte chybu, už se vám ji nemusí podařit napravit.

Pokud si nejste jisti, neváhejte investovat do rad zkušených poradců. Pokud se chcete obejít bez nich, je potřeba velmi detailně spolupracovat se členy všech oddělení, v nichž bude nový informační systém využíván a kteří by měli přednést svoje požadavky. Snažte se zjistit reference ze situace podobné té vaší a berte v úvahu i fakt, že nový informační systém by neměl odpovídat jen momentálním potřebám firmy, ale i těm v horizontu dalších 5-10 let.

2. Technické problémy
To, jak vybrat správné řešení, je samozřejmě důležité, ale neméně problematické je i jeho nasazení a propojení s ostatními firemními systémy, abyste z něj získali maximální užitek. Počítejte s tím, že implementace informačního systému se často neobejde bez inovace vašich serverů a úložných systémů či bez jejich kompletní obměny. Analyzována by měla být i firemní datová síť a případně ji bude potřeba také modernizovat. Pokud počítáte s přístupem z mobilních zařízení či připojováním zaměstnanců z domova, je pro vás více než dříve důležitá i rychlost internetového připojení.

V případě, že jsou tyto technické záležitosti podceněny, mohou mít výrazný vliv na funkčnost celého podnikového informačního systému, který bude mít pomalou odezvu a nezíská si tak mezi zaměstnanci oblibu. V případě, že se vám do hardwaru nechce investovat, zvažte hostovaný informační systém u partnerské firmy, který obvykle vychází levněji než řešení typu SaaS (více o této problematice najdete v článku Vyplatí se cloudový, hostovaný nebo vlastní ERP?).

3. Problémy s kvalitou dat
Tento problém je typický pro firmy, které implementují svůj první ERP systém a převádí stávající data z různých excelových tabulek, starých samostatných aplikací nebo dokonce i z manuálních záznamů do databáze svého informačního systému. Ale stará data často nemusí odpovídat dnešní realitě a mohou vést ke zcela chybným výsledkům a závěrům. V takových případech je často lepší převést do informačního systému menší množství novějších dat, než se do něj snažit zahrnout všechna.

Dejte také pozor na kvalitu dat, aby došlo k co nejméně chybám, jež opět mohou fungování nového informačního systému výrazně ovlivnit. Problémy s daty by měla odhalit fáze pilotního testování, pro kterou si určitě vyhraďte dostatečné množství času a mějte i časovou rezervu na případné korekce.

4. Změna filozofie firmy
Implementace ERP systému má obvykle za následek výrazné změny v procesech a filozofii celé organizace. I když se často říká, že ERP by se měl přizpůsobit firmě a ne firma jemu, zdaleka ne vždy to lze realizovat a často dojde k nabourání každodenního modelu, který v organizaci fungoval roky či dokonce i desítky let. Buďte na to připraveni a pokud tento přechod zvládnete, může výrazně zlepšit fungování vašich procesů.

Zaměstnanci musí být připraveni na to, že při práci s informacemi dochází k okamžitým efektům, takže zadané chyby mohou být mnohdy obtížně opraveny, neboť z nich okamžitě vzniknout již nové závěry. Veškerá data jsou dostupná okamžitě a díky tomu se začnou objevovat v reálném čase dříve netušené příležitosti pro byznys. Zvyšuje se také zodpovědnost jednotlivých zaměstnanců pracujících s informačním systémem. Posadit „staře“ smýšlející zaměstnance k „novému“ systému ovšem může přinést spíše chaos než zlepšení, proto věnujte odpovídající úsilí i této fázi a připravte svoje zaměstnance na změnu.

5. Problémy psychologického charakteru
Tento druh potíží je asi nejobtížnější vyřešit. Řada zaměstnanců má z principu lidské povahy averzi vůči změnám a někteří je nehodlají přijmout bez jasné vize jejich přínosů. Manažer zodpovědný za implementaci ERP tak musí počítat, že nebude řešit jen technické a organizační problémy, ale bude muset zaměstnance skutečně přesvědčit o přínosech nového systému a dokázat změnit jejich smýšlení. Pokud se začne setkávat s argumenty, jak dříve vše fungovalo snadno a nyní je všechno komplikované, je to špatně a tento přístup zaměstnanců svědčí o tom, že nový informační systém nepřijali.

Změnu nelze docílit silou, protože ta přinese ještě větší odpor a nelze se obejít bez dialogu, diskuse a respektování názorů druhé strany. Už od začátku by ale manažer měl brát v úvahu potřeby uživatelů a vnímat je jako klíčový element úspěšné implementace IS. Skupiny uživatelů by měly být zainteresovány do celého procesu implementace, měly by mít možnost vyjadřovat svoje názory a zpětnou vazbu. Více lidí společně dokáže generovat nové nápady a pokud budou tyto nápady v rámci implementace reflektovány, mnohem lépe se uživatelé „s jejich“ informačním systémem sžijí, protože se na jeho nasazování budou sami podílet.

1 komentář u článku “Největší překážky při první implementaci ERP systému”

  1. Standa napsal:

    Opravdu výborný článek, děkuji. ICT manažer u mě opravdu boduje, myslím že tenhle web nemá na českém trhu z hlediska obsahu vůbec konkurenci!

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


pět + = deset

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz