Rady pro úspěšné nasazení informačního systému (ERP)

Jiří Novák | 20.03.2012 | Analýzy, Software | 3 komentáře

Během posledního desetiletí se ERP (enterprise resource planning) systémy staly téměř nedílnou součástí každého většího podniku. Navíc tento segment IT trhu stále roste a ze současných 40 miliard dolarů by díky prioritám ve výdajích firem měl v roce 2013 dosáhnout velikosti 50 miliard.

Od informačních systémů firmy očekávají především získání konkurenční výhody díky lepší integraci, podkladům pro rozhodování a zlepšení obchodních operací napříč celou organizací. Nicméně podle informací Project Management Institute (PMI) téměř 70 % všech nasazení ERP projektů nesplní původní očekávání, ať již jde o celkovou funkčnost, zpoždění nebo přesáhnutí rozpočtu.

Takováto selhání pak mohou firmu hluboce poškodit a mít řadu negativních vlivů na její byznys. Hlavní výzvou pro manažery, kteří jsou za nasazování informačního systému zodpovědní, je dodržení původních cílů, termínů a požadavků.

Specifika nasazování ERP
Implementace ERP systémů jsou ze svojí povahy oproti jiným IT iniciativám velmi komplexní a náročné. Rozpočty na ně dosahují obvykle milionových částek a dotýkají se prakticky všech zaměstnanců. Informační systém je úzce propojen s klíčovými procesy firmy a s hlavními činnostmi, k nimž v souvislosti s hlavním (core) byznysem dochází.

Informační systém musí být obvykle také propojen s velkým množstvím dalších aplikací, datových skladů a externími systémy, což vytváří jeden obrovský komplex, který se navíc časem stává čím dál složitější. Tato komplexita přináší opět nové výzvy a vyžaduje si nové výdaje.

Naznačené výzvy lze rozdělit do tří širších dimenzí: Organizace / byznys, technologie / produkt a typ nasazení / rozsah (více viz dále). Úspěšné nasazení ERP tak vyžaduje vytvoření rovnováhy mezi těmito třemi dimenzemi. Ty na sobě nejsou nezávislé, ale navzájem se ovlivňují a právě s nimi souvisí hlavní faktory pro správné nasazení informačního systému, který bude plnit všechna očekávání.

Okruh výzev spojený s organizací / byznysem
Nasazení ERP musí mít plnou podporu ze strany nejvyššího managementu. A to nejen finanční. Je důležité, aby se klíčový uživatelé z oblasti byznysu stejně jako manažeři spojili kolem celého projektu a aktivně se jej účastnili. Tato účast musí probíhat ve všech fázích a na všech úrovních. Jen tak bude zajištěno, že systém bude odpovídat potřebám všech stran a také změny spojené z byznys procesy musí být jasně dokumentovány a vysvětleny.

Firma by si v této souvislosti měla dobře stanovit kritéria úspěšné implementace ERP, která mohou být dobře měřitelná a pro než bude možné vybrat vypovídající metriky. Tato kritéria by měla být kombinací obchodních metrik, metrik IT i zaměstnaneckých metrik a měla by brát v úvahu nejen interní potřeby firmy, ale zahrnovat i zákazníky a dodavatele.

Pro úspěšnou adopci informačního systému je také potřeba zajistit opakovaná školení zaměstnanců a podporu při problémech, s nimiž se při jeho osvojování setkají.

Okruh výzev spojený s technologií / produktem
Prvním důležitým faktorem je vůbec výběr správného ERP produktu a systémového integrátora. Od začátku musí být jasné, kdo bude informační systém nasazovat a za jakých podmínek, protože jinak dojde ke zpoždění implementace. Při výběru ERP je potřeba brát v úvahu krátkodobé i dlouhodobé cíle firmy. Této fázi je nutné věnovat dostatek času, protože je klíčová pro další kroky. Společně se systémovým integrátorem je potřeba ještě před uzavřením smlouvy na nasazení ERP projít celou koncepci informačního systému a jeho implementace.

Nasazení ERP vede typicky k nutností využít sofistikovanou IT architekturu a middleware pro vzájemnou komunikaci jednotlivých systémů. Implementace by se měla řídit požadavky komerčního využití (tzv. proof of concept) a důležitým faktorem pak není jen úspěšnost propojení jednotlivých komponent, ale i rychlost a odezva celého systému. Právě ta může být dělítkem mezi úspěšným a neúspěšným projektem. V případě růstu objemu dat musí být architektura také snadno škálovatelná.

Důležitým faktorem je i omezení kustomizace (tedy úprav na míru) v případě, že nejsou úplně nezbytné. I když firmy mají rády přizpůsobení aplikací a modulů ERP systému svým požadavkům a specifickým potřebám, mohou tyto změny způsobit nestabilitu a také velké problémy při aktualizaci. Zatímco standardní komponenty lze aktualizovat velmi snadno, v případě těch upravených je obvykle nutné vytvářet speciální patche. To se pak projeví jak na zdržení jejich dodání, tak i na ceně, kterou za ně bude muset firma platit.

Velmi významnou vlastností ERP systému je také schopnost poskytnout všechny požadované reporty uživatelům. Již předem si naplánujete, jaká data bude nezbytné reportovat, protože pokud je systém nebude schopný dodat, bude to považované také za selhání.

Okruh výzev spojený s nasazením / rozsahem
Podoba nasazení určuje to, jak dlouho bude implementace trvat, kolik bude stát, jaká jsou rizika a podobně. Před začátkem nasazení se podnik musí rozhodnout jak projekt bude probíhat, zda se vše nasadí najednou nebo po fázích, zda se bude postupovat po regionech nebo ve všech pobočkách proběhne implementace naráz a podobně. Pro toto rozhodnutí musí být brán v úvahu zejména vliv na obrat, počet uživatelů, jejich rozmístění, velikost rozpočtu a to, jak rychle by měl být ERP nasazený.

Před tím, než se implementační tým pustí do práce je nezbytné dokonale naplánovat jednotlivé fáze a zajistit zdroje, dodavatele, partnery pro projekt a také dobře identifikovat subjekty, které budou změnou dotčeny. Pro každou fázi implementace je nutné mít stanovena výsledná kritéria, bez jejichž splnění se nepřejde k dalšímu kroku.

Pro celkový úspěch jsou důležité také minimální prostoje a plynulost přechodu na nový informační systém. To souvisí i s úspěšnou konverzí dat, kterou je potřeba si předem důkladně otestovat na cvičných případech. Pokud se data nepodaří přenést podle očekávání, jde o další možný faktor selhání. Neexistuje lepší recept na úspěch než dostatečná zkušenost se situacemi, které mohou nastat a s řešením všech potenciálních problémů.

3 komentáře u článku “Rady pro úspěšné nasazení informačního systému (ERP)”

  1. UI napsal:

    Zdravím. Láká mě OpenERP (pro malou firmičku kolem 30 lidí), jsou na něj hodně dobré reference a působí opravdu profesionálně. Free verzi jsem otestoval a vše super. Máte s ním někdo zkušenosti, s čím by mohly být potíže?

    • Marcel Král napsal:

      Mám obavu, že to tady moc firem používat nebude. Funkce a moduly jsou na úrovni, o tom není žádná diskuze. Potíže bych čekal s podporou pro lokální prostředí a pro naši legislativu (díky jejíž absenci to bude v praxi dost nepoužitelné) a taky při konverzi dat z / do systémů místních výrobců. Takže bych byl spíš opatrný.

    • Martin Nedopil napsal:

      Opravdu největší potíž, která zatím neumožňuje používání OpenERP je bohužel právě to, že se jedná o open source projekt. Zatím nevím o nikom, kdo by byl schopen investovat finanční prostředky, aby udržoval a podporoval českou legislativu, alespoň pro základní moduly.
      V ČR vím o dvou firmách pohrávající si s OpenERP, ale zatím není k dispozici žádná úspěšná implementace. Nikdo nechce být pokusným králíkem, protože tím bude de-facto sponzorovat všechny ostatní.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


+ devět = dvanáct

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz