Deset tipů jak úspěšně nasadit firemní portál

Martin Noska | 13.04.2012 | Analýzy, Software | Žádné komentáře

Správné nasazení firemního portálu není jednoduchá věc. Naopak je potřeba pro úspěch dodržet řadu kroků, jinak hrozí, že se z nadějného projektu se stane fiasko a že se náklady oproti plánu neúměrně zvýší.

Na Liferay konferenci, která proběhla v první polovině dubna v Praze, s prezentací na toto téma vystoupil Pavel Šafář ze společnosti IBA. Ten popsal následujících 10 tipů pro úspěšnou realizaci portálového projektu.

1. Stanovte si vlastníka a sponzora portálového projektu
Zavádění portálu do firmy se neobejde bez přípravy dobré strategie a je potřeba počítat s tím, že to není jednorázová, ale dlouhodobá záležitost. Nejde jen o správný start, který je důležitý, ale i o udržitelnost v dlouhodobém horizontu. Je proto nutné najít osobu, která bude hlídat plnění dlouhodobé strategie, dále na projekt vyčlenit peníze a nepřehlížet budoucí uživatele. Tedy na to, aby jim portálové řešení vyhovovalo a aby splňovalo jejich potřeby.

2. Myslete ve velkém, jednejte v malém
Firma by měla mít nejen dlouhodobou vizi, kam se svým portálovým řešením směřovat a té se snažit blížit, ale i krátkodobé cíle. Postupně přidávat jednotlivé funkce a k nim získávat zpětnou vazbu od uživatelů portálu, aby se cítili do projektu vtaženi a aby měli pocit, že jejich připomínky jsou reflektovány. Vhodné cíle a zpětná vazba jsou proto základem pro dosažení celkového úspěchu.

3. Přizpůsobte portál svému byznysu
Kustomizace, tedy úpravy na míru, jsou pěkná věc, ale mohou přinést i řadu problémů. Nenechte se vtáhnout do situace, kdy se snažíte vyhovět každému přání. Při hodně změnách mohou vzniknout nové chyby a výrazně se prodražit i další provoz, zejména při upgradech, kdy je nutné zanášet tyto změny znovu a znovu do nových verzí. Pokud chci takové úpravy provádět, musím si být vědom, co to v budoucnu může způsobit za problémy a hlavně musím celé řešení dobře znát. Například portály Liferay přinášení koncept tzv. extletů, tedy bezpečné kustomizace bez přílišných zásahů do celku. Změny jsou izolované a vím, čeho se týkají. To pak usnadňuje další aktualizace a rozšiřování portálu.

4. Neopakujte časté chyby
Učte se nejen z vlastních chyb, ale i z chyb druhých. Častým problémem při nasazování firemního portálu je neexistence testovacího či předprodukčního prostředí, podcenění jednotlivých fází projektu nebo třeba nedostatečné otestování aplikací v rámci portálu. Je to dáno skutečností, že firmy obvykle požadují nasazení nového řešení rychle a levně, což ale často vede k nekvalitě a k chybám. O důsledcích tohoto přístupu viz bod 9.

5. Vybudujte unikátní platformu
Snažte se, aby uživatelé vždy dostali správné informace ve správný čas a pokud možno i co nejvíce personalizované. Uživatel na portálu musí najít to, co potřebuje, ne půl roku staré údaje. To je základ proto, aby portál plnil vůbec svůj smysl a aby skutečně fungoval.

6. Připravte si vhodné prostředí
Jak již bylo řešeno, firmy často nemívají vhodné testovací či předprodukční prostředí. To pak vede k objevení potíží při nasazení do produkčního režimu. Důležité je také nesoustředit se jen na funkce a dostupnost portálu samotného, ale i služeb, které jsou v rámci něj k dispozici. Výpadky lze jen těžko vyčíslit, ale nefunkčnost jedné služby může v důsledku omezit práci zaměstnanců napříč celou firmou.

7. Proveďte audit
Při nasazení portálu určitě důkladně zjistěte, v jakém stavu je a zda nemá závažné nedostatky. Protože ty se časem projeví a dluhy v projektech vedou k tomu, že když někde ušetřím, jinde za to zaplatím. Důležité faktory jsou stabilita, výkon a také mnohdy podceňovaná bezpečnost.

8. Zvolte vhodný režim dodávky
Důležité je dělat projekt tak, jak to firmě vyhovuje, ne jak bylo do teď zvykem. Špatný režim dodávky se může negativně projevit na kvalitě výsledku.

Nejčastější režim dodávky bývá označován jako „fix time, fix price“ (pevné termíny, pevná cena). Jedná se o určitý typ vodopádového cyklu, ale ten vyžaduje, abych hned přesně znal cílový stav. Problémem tohoto modelu je zejména zpožďování dodávek, které zbrzdí celý projekt a také skutečnost, že pokud je nějaká fáze schválena, už se k ní poté dá jen obtížně vrátit a změnit ji.

Dnes je trendem agilní vývoj (viz např. metodika Scrum), kdy nemám předem až tak striktně stanovená kritéria a hodnoty se vyjasňují až v průběhu projektu. Pracuje se zde s mikroplány a s možností flexibility. Jako stavební bloky se používají čas a materiál, které se používají k budování výsledku. V tomto modelu je velmi důležitá důvěra mezi zadavatelem a realizátorem a zpětná vazba. Existují i různé kombinace těchto dvou přístupů, jako je třeba iterativní model.

9. Snižte náklady na správu
Při nasazování portálu je potřeba počítat nejen s náklady na pořízení, ale od začátku je nutné uvědomit si, že i další provoz bude něco stát. V něm se často projeví zmíněné dluhy, nicméně oprava chyby stojí po dokončení projektu řádově stokrát více než pokud se odstraní ještě během projektu. Pokud je v projektu hodně dluhů, vede to k špatnému výsledku, protože řešení nefunguje tak jak má a způsobuje to u uživatelů rozčarování. Navíc oprava mnoha chyb v různých částech vyjde opravdu velmi draho.

10. Vylaďte nejen portál, ale i infrastrukturu
Ke konci projektu je důležité zařadit fázi ladění portálu a zejména otestovat, zda vydrží plánovanou zátěž. Nedívejte se jen na portál samotná, ale i na aplikace v něm. V případě nízkého výkonu budou uživatelé téměř vždy kritizovat portál jako takový, ale chyba může být často i úplně jinde. Při ladění se proto zaměřte i na vše kolem, co s provozem portálu souvisí, ale co nemusí uživatelé na první pohled vidět.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


+ tři = deset

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz