Jak sjednocená komunikace pomůže vašemu byznysu?

Jiří Novák | 06.04.2012 | Analýzy, Software | Žádné komentáře

Pokud hledáte způsob, jak výrazně zvýšit efektivitu komunikačních kanálů ve vaší firmě, je pro vás vhodným řešením sjednocená komunikace (Unified Communications, UC). Při zvažování jejího nasazení je potřeba si nejprve dobře vyčíslit všechny benefity, které vám přinese a mít tak jasné argumenty pro implementaci.

Je obecně známým faktem, že sjednocená komunikace propojuje všechny dříve samostatné komunikační kanály – jak klasické nástroje pro komunikaci a předávání zpráv (fax, audiokonference a video, telefony a VoIP), tak i kanály pro spolupráci (webové konference, instant messaging, e-mail, sjednocený messaging) i někdy i sociální prvky (profily, blogy, wiki a mikroblogy). Málokdo už ale zná přesné finanční aspekty spojené s jejím nasazením a dlouhodobým provozem, což je zásadní chyba.

Obecné přínosy a výhody

Právě podoba a forma komunikace má výrazný vliv na podobu celého byznysu firmy, nejde jen o interní procesy, ale i o schopnost dodat rychle a korektně požadované informace partnerům či klientům. S tím, jak se dostaly do mainstreamu nové formy komunikace, je pro firmu prakticky nutností se této změně přizpůsobit. Pro řadu zákazníků se již rozostřily hranice mezi jednotlivými komunikačními kanály a také firmy hledají způsoby, jak levně a současně bezpečně komunikovat nejen v rámci podniku, ale i mimo něj.

Důležitý je také fakt, že v rámci firmy určité věkové skupiny preferují konkrétní typ komunikace. U pracovníků na 50 let je to obvykle e-mail a telefon, u střední generace mezi 35 a 50 roky je to nejčastěji instant messaging a u mladé generace pod 35 let pak sociální sítě a video a to nejlépe v mobilní podobě. Výhodou sjednocené komunikace je fakt, že umožňuje stírat rozdíly mezi těmito kanály a přesouvat sdělení mezi nimi. Pro produktivitu je velmi důležitá i funkce indikující prezenci zaměstnance, protože eliminuje situace, kdy se jeden z pracovníků snaží bezúspěšně sehnat někoho jiného a ztratí tak zbytečně spoustu času. Řada projektů se zpožďuje právě proto, že dotyčná osoba není zrovna k zastižení a technologie UC zajistí, že si zpráva svého příjemce co nejdříve najde.

Podívejte se na několik tipů, které při nasazování řešení sjednocené komunikace určitě zohledněte.

Jak a kde začít

I když se často cituje údaj, že technologii sjednocené komunikace má nasazeno asi 85 % korporací ze žebříčku Fortune 500, nejedná se o řešení nutně určené jen pro velké organizace, ale může být velmi užitečné i pro malé a střední firmy.

Firmy, které hledají cestu ke zjednodušení komunikace, ale často neví kde začít a jaký model zvolit. K dispozici jsou dva základní přístupy – buď se rozhodnout pro otevřenou architekturu, kterou složíte z vámi vybraných produktů a nebo implementujete řešení jednoho výrobce.

Výhody prvního přístupu jsou v tom, že může být celkově levnější a že máte do budoucna otevřenou možnost změn. Druhý přístup naopak slibuje skutečně bezproblémovou integraci všech komponent UC a nebude vám hrozit, že se dostanete do situace, kdy si při propojování nebudete vědět rady, protože systémy od jednoho výrobce jsou odladěny pro vzájemnou spolupráci. Firma se také musí rozhodnout, zda bude provozovat on-premise systém a nebo se rozhodne pro hosting či dokonce pro cloudové řešení (tyto varianty jsou vhodnější pro společnosti, pro které je IT spíše okrajovou záležitostí).

Jasné vyčíslení benefitů a návratu investice

Při zavádění sjednocené komunikace obvykle management zajímají nejen obecné přínosy, zmíněné výše, ale i to, zda dojde k návratnosti investice a za jak dlouho. Protože UC je primárně o nárůstu produktivity, konkrétní metriky se někdy hledají jen obtížně. Zaměřte se a následující oblasti, v nichž lze pozorovat hlavní přínosy:

-    Snížení výdajů – přímé úspory při využití videokonferencí, instant messagingu a IP telefonie místo služeb tradičních telekomunikačních operátorů.
-    Zvýšení obratu – lepší prodeje díky tomu, že se zvýšila produktivita zaměstnanců.
-    Akcelerace byznysu – rychlejší dokončování obchodů, zrychlení a zefektivnění byznys procesů.
-    Spokojenost zúčastněných stran – zvýšená spokojenost a loajalita zákazníků, uspokojení potřeb zaměstnanců pracovat odkudkoliv.

Některé z těchto benefitů, zejména týkající se nákladů a výdajů, lze snadno měřit. Toho určitě využijte. U jiných je to již obtížnější a nemusí se hned projevit, ale v dlouhodobém měřítku budou mít dopad na vztah se zákazníky a pověst vaší firmy. I to je možné změřit prostřednictvím různých průzkumů a dotazníků mezi klienty i zaměstnanci.

Pokud chcete mít opravdu relevantní výsledky spojené s implementací sjednocené komunikace, je potřeba si na stanovené procesy nastavit metriky s dostatečným předstihem ještě před nasazením UC a následně po ní, a pak je vyhodnotit. Obvyklý problém při stanovování ROI totiž bývá v tom, že firmě chybí detailní údaje o stavu před implementací a konkrétní návratnost pak zůstává spíše v rovině odhadů.

Při stanovování návratnosti ale počítejte s tím, že výsledek přepočtený na peníze je jen jedna stránka celého procesu a hlavní výhoda je v zvýšené hodnotě komunikace mezi zúčastněnými stranami. Nejlepších výsledků dosáhnete při nasazení UC v procesech kritických pro byznys vaší firmy a jak již bylo řečeno, i v případě, že se neomezíte jen na implementaci v rámci podniku, ale otevřete tento systém i svým partnerům a zákazníkům.

Co brání nasazení sjednocené komunikace?

I když adopce UC v podnicích postupně roste, existují stále určité zažité bariéry, které firmy od této změny zbytečně odrazují. Ty jsou spojeny s typicky vyššími náklady na zavedení nových technologií, upgradu starších systémů a nasazení nového softwaru a hardwaru. Firmy, které zainvestovaly v minulosti nemalé sumy do svojí komunikační infrastruktury, se nechtějí smířit s myšlenkou, že by ji měly nyní nahradit za jinou, i přes vidinu popsaných benefitů.

Bojí se také procesních změn (jak bude nový model přijat zaměstnanci) a také mají při stanovování ROI obvykle k dispozici jen měkké metriky a chybí jim konkrétní čísla spojená s finančními úsporami.

Pro výpočet úspor nelze použít univerzální vzorec, protože prostředí a výchozí stav v každé firmě je individuální. Obecně lze ale počítat s tím, že jen přechod na IP telefonii vám sníží náklady na volání nejméně o 25 % a její propojení se systémy UC obvykle o dalších 25 %. Právě tato kombinace je z hlediska návratnosti investice nejvýhodnější. Při rozhodování vám mohou pomoci reference, které jsou podobné vaší situaci. Nespokojte se ale jen s materiály od dodavatele řešení UC, které budou jistě působit přesvědčicě. Snažte se získat si přímou referenci ve firmě, která řešení nasazovala a vyptat se na všechny aspekty, které v oficiálních případových studiích nemusí být zmíněny.

Článek je součástí tématu Bohatší komunikace nejen v rámci podniku. Partnery tématu jsou firmy:

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


jedna + = deset

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz