Jak zlepšit komunikaci v podnikovém prostředí?

Jiří Plátek | 02.04.2012 | Analýzy | Žádné komentáře

Zefektivněním komunikace lze organizaci posunout v jejích interních procesech, úkolech a vizích o krok dál a zajistit pro nadcházející období lepší stabilitu a konkurenceschopnost. Zároveň je možné předejít informačnímu šumu, který na jedné straně obtěžuje a na druhé má za následek ztrátu cenných dat. Přinášíme vám proto několik tipů z této oblasti, které vám pomohou ve zvyšování efektivity.

Primární úkol optimalizace vnitrofiremní komunikace totiž nespočívá ve sledování informačních toků mezi jednotlivými pracovníky, ale zaměřuje se na nastavení toho, aby komunikace uvnitř firmy pozitivně ovlivnila celý chod společnosti.

Jak lépe motivovat a zapojit zaměstnance do diskusí?

Pro dnešní firemní prostředí je typický rychlý rozvoj, který je způsoben mnohými aspekty, od technologických nástrojů až po mezigenerační přístupy a postoje zaměstnanců k práci. Na firmy, a tedy i na jejich zaměstnance se kladou čím dál tím vyšší nároky. Zvýšené požadavky na zaměstnance se nevyhnuly ani oblasti vnitrofiremní komunikace.

Zaměstnavatelé se musí stále častěji vypořádávat s novou výzvou. Jak lépe zapojit své zaměstnance do diskusí, které vedou k získání zpětné vazby a posouvají vnitrofiremní komunikaci k požadovaným cílům a jasně definovaným výsledkům? Vnitrofiremní komunikace se tak stává složitým a mnoha úrovňovým fenoménem každé firmy. Její efektivita a kvalita závisí na výběru a používání komunikačních prostředků a nástrojů, které do značné míry ovlivňují úspěšnost celé firmy.

Co nejvíce trápí Čechy v pracovním procesu?

Zatímco zaměstnanci ve skandinávských zemích vidí nejčastější zdroj pracovního stresu v tom, že nestíhají vše udělat v pracovní době, Češi tento rizikový faktor uvádějí jen v polovině případů. Čechy podle průzkumu v zaměstnání nejvíce trápí špatná komunikace – a to neporovnatelně výrazněji než zaměstnance v jiných zemích. Potíže jim způsobuje nedostatečná komunikace jak mezi kolegy navzájem, tak mezi zaměstnanci a vedením.

Češi dokonce za největší zdroj stresu v zaměstnání považují složité jednání s klienty, zákazníky, studenty a podobně. Uvedlo to až 79 % dotázaných a tímto názorem dostali Česko bezkonkurenčně na první místo. Například ve Francii toto trápí jen necelou polovinu dotázaných zaměstnanců a ve Švédsku dokonce jen 32 % (zdroj: www.idnes.cz).

Schéma komunikačních toků ve firmě.

Schéma komunikačních toků ve firmě.

Co přinášejí moderní trendy komunikace?

Aby komunikace fungovala efektivně a sdělování probíhalo jako cílevědomá činnost, při níž používáme k prosazování našich záměrů různé prostředky a nástroje, musíme je nejprve lépe pochopit a poté je maximálně využít. Pro komunikaci ve firmách je efektivita velmi důležitá. Prostředkem k nastavení vhodných a přínosných komunikačních cest je promyšlené nasazení audiovizuálních prostředků.

Jak tedy porady, jednání, školení, workshopy a ostatní firemní setkání oživit, vzbudit zájem, zapojit všechny účastníky a zefektivnit procesy vzájemné komunikace? Ideálními pomocníky mohou být interaktivní nástroje v podobě dotykových projekčních ploch. Díky možnosti zvýraznit klíčové informace podtržením nebo zakroužkováním dokážete jednoduše vzbudit své posluchače a opět je vtáhnout do prezentace. Navíc kdokoliv z účastníků může všechny náměty ostatních či konkrétní úkoly zapsat obdobně jako na bílou tabuli či papírový flip-chart jen s tím rozdílem, že poznámky se ihned uloží v elektronické podobě do PC.

Výsledný dokument (zápis) můžete rozeslat ihned e-mailem nebo si jej po připojení tiskárny vytisknout a rozdat přítomným. Tento způsob komunikace podporuje kreativitu účastníků a urychluje veškeré procesy s tím související. Navíc odpadá nutnost přepisovat poznámky nebo archivovat papírové listy z flip chartu.

Interaktivní porady

Prezentace/brainstorming/porady. Týmové porady a školení. Komunikace na dálku.

Prezentace/brainstorming/porady. Týmové porady a školení. Komunikace na dálku.

Jak to s komunikačním labyrintem dopadne?

Lze říci, že se ve firemním prostředí vyskytují stále bariéry bránící efektivnímu fungování komunikace, a to jak na straně zaměstnanců, tak ve stávajícím zavedeném systému. Pracovní přetíženost managementu má svůj dopad na distribuci informací, včasnost řešení problémů a poskytování zpětné vazby, což souvisí s následným výskytem informačního šumu a nedorozumění podepřeného nedostatkem a neuceleností informací.

Je proto důležité komunikaci ve firmě ukotvit, např. díky efektivní vnitrofiremní komunikaci a současnému využití interaktivních nástrojů. Jejich existence podmiňuje ve firmě efektivně fungující komunikační toky. Management hraje při komunikaci v rámci podniku důležitou roli, proto je nezbytné, aby se choval a jednal jednotným způsobem, uvědomoval si význam komunikace pro fungování firmy a skutečnost, že je to právě on, kdo prvotně informace ve firmě distribuuje. Všichni zaměstnanci firmy jsou součástí komunikačního labyrintu, měli by si proto plně uvědomovat, které nástroje lze ve firmě při komunikaci nasadit.

Vnitrofiremní komunikace je především o lidech a následně o používaných nástrojích, které se pro jednotlivá sdělení využívají (např. office nástroje – PowerPoint, interaktivní tabule a displeje Smart Board, vizualizéry, videokonferenční zařízení, informační TV, prostředky pro efektivní vzdělávání nebo AV zařízení pro jednoduchou obsluhu zasedací místnosti nebo všech kancelářských prostor atp. …).

Pokud budou jednotlivé interaktivní nástroje dobře nastaveny a provázány v rámci komunikace, pak budou i lidé, kteří je používají, mnohem lépe a efektivněji mezi sebou pracovat.

Autor pracuje jako marketingový manažer ve společnosti AV MEDIA, a.s.

Článek je součástí tématu Bohatší komunikace nejen v rámci podniku. Partnery tématu jsou firmy:

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


tři + = dvanáct

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz