Konzultační služby v IT: Výhody, rizika a přínosy

Peter Balco | 23.04.2012 | Analýzy | Žádné komentáře

Jsou konzultační služby v oblasti IT módou a nebo spíš spoluprácí z rozumu? Než se dostaneme k určitým doporučením, které budou mluvit za služby IT konzultantů nebo proti nim, zkusme se nejprve zamyslet, jak dnešní IT prostředí splňuje / nesplňuje očekávání ostatních organizačních složek podniku. S touto situací se setkáme ať už v soukromých, nebo veřejných institucích.

Podívejme se detailněji na vztahy zobrazené na obrázku níže. Na levé straně máme organizační složky, které jsou zodpovědné za rozvoj podniku. Náplní jejich práce je příprava návrhů, které reflektují budoucí změny organizace, produktů, předpokládané finanční příjmy. Tento pohled je možná velmi zjednodušený, ale jde o organizační složky, které jsou zodpovědné za tvorbu zdrojů ve společnosti.

Změny, kterými se tyto oddělení zabývají, jsou vyvolány externím prostředím, tedy požadavky zákazníků, akcionářů, finančních institucí, změnou právního stavu. Připravovaná změna si však ve většině případů vyžádá zásahy v IT prostředí. Členové rozvojových týmů jsou vzdáleni od IT, a tedy těžko chápou, co se děje v tomto prostředí.

Vztahy v rámci organizace

Vztahy v rámci organizace

Z finančního pohledu je IT „cost centrum“, tedy organizační složka, která nevytváří příjmy, ale sama spotřebovává přidělené zdroje. Finanční prostředky získává v rámci rozpočtu podniku na základě rozsahu požadovaných služeb. Ve standardním komerčním prostředí by tyto dva organizační celky měly vzájemně efektivně komunikovat.

Popravdě řečeno, komunikace existuje, otázkou však zůstává, zda je efektivní. Praxe poukazuje na jednu důležitou zkušenost. IT oddělení se velmi těžko proaktivně mění, a to i pod intenzivním tlakem ze strany vedení společnosti. Jde o oddělení, která mají historicky významné postavení, kterého se nerady vzdávají. IT prostředí je pro tvůrce zdrojů uzavřené společenství, fungující podle vlastních, málo flexibilních procesů. Při žádané změně často argumentují nutností rozsáhlých investic, potřebou opakovacího školení pracovníků, nenahraditelností jednotlivých zaměstnanců. Při svých argumentech však zapomínají na to, že IT svět se postupně standardizuje, využívají se obvykle stejné nebo dost podobné IT nástroje a řešení.

Každá strana má své argumenty a interní diskuse tohoto typu může probíhat tak dlouho, až nastanou podmínky pro radikální změny. Netransparentní způsob komunikace je brzdou rozvoje podnikání, a ke slovu se pak dostává třetí strana, prezentovaná externí poradenskou společností. Tu si ve většině případů najímají stratégové zodpovědní za rozvoj podniku, aby získali nezávislý pohled na změny na straně IT za předpokladu realizace nové podnikové strategie.

Co je obsahem IT konzultační služby?
Pojem konzultační služba v IT pokrývá široké spektrum možných aktivit mezi zadavatelem – klientem a dodavatelem, tedy poradenskou společností. Její obsah a rozsah je dán zadáním a smluvními podmínkami. Cílem je vytvořit partnerský vztah s klientem, pochopit jeho plány a potřeby a navrhnout mu řešení, která bude využívat jako konkurenční výhodu a tím dosahovat plánované cíle. Je potřeba si uvědomit jednu důležitou skutečnost. Pokud se již organizace rozhodne využít služeb konzultační společnosti, jsou nutné peníze a odpovědi minimálně na následující otázky:
- Jaká je úroveň IT v naší společnosti?
- Je naše současná strategie IT optimální?
- Jakým směrem třeba nasměrovat naše IT v budoucnosti, aby se udržela konkurenční výhoda produktu?

V souvislosti s rozhodnutím využívat služeb konzultačních společností praxe poukazuje na velmi zajímavou situaci. Jde o syndrom „probouzejícího se obláčku“. Dodnes těžce reformovatelné IT oddělení samo objevuje kapacity schopné spolupracovat na požadovaných změnách. Tato skutečnost provokuje otázku: Sáhnout na interní zdroje nebo využít služeb externího dodavatele? Je to jakýsi pud sebezáchovy či pokus mít pod kontrolou požadované změny a možnost je ovlivňovat.

Interní a nebo externí poradenství?
Některé organizace realizují evoluci produktů / služeb a tím i změnu svého IT prostředí využitím vnitropodnikového poradenství. Tento přístup nemusí být vždy optimální, protože změny navrhují, resp. přímo realizují odborníci, kteří mohou mít historické vazby na dané prostředí. Rizikem je to hlavně v případě požadavků na radikální změnu.

Jaké jsou nevýhody takového přístupu?
- Interní konzultant nemůže přinést zcela nestranný pohled na existující problém.
- Existuje potenciální závislost v procesu rozhodování.
- Interní konzultant nemá znalosti z jiného prostředí, tedy nepřináší pohled na řešení z externích organizací.
- Měření reálné ceny práce interního konzultanta je dost komplikované.

Využívání interních konzultantů může mít samozřejmě i určité výhody. Jde hlavně o znalost prostředí, osobní kontakty, znalosti procesů a pod. Je však nutné vždy zvážit, zda tato pozitiva nemohou být v konečném důsledku rizikem.

Druhou skupinu organizací tvoří ty, které se rozhodnou po zvážení využít služeb externích konzultantů. Tento přístup je nákladnější, komplikovanější z pohledu organizace práce, ale může přinést:
- Nezávislý pohled na problém / řešení zvenčí (možnosti inspirace).
- Srovnání s jinými společnostmi.
- Nové impulsy.
- Nové know-how, best practices.

Externí poradci mohou sloužit jako dočasní pracovníci při nedostatku interních zdrojů. V případě externích rádců je nutné dohodnout jasná pravidla a přístup k požadovaným informacím. Osvědčený postup je zainteresovat do modelu spolupráce jednotlivé interní IT experty, kteří jsou během projektu odděleni od svojí původní organizace a zabezpečují požadovanou podporu. Takoví pracovníci mohou být v budoucnu klíčovými nositeli změn i vhodným komunikačním kanálem mezi IT a konzultanty.

Jaká jsou rizika IT konzultačních služeb?
Rizikovým faktorem využívání IT konzultačních služeb je sám konzultant. Trh nabízí široké spektrum odborníků s rozdílnou úrovní odborných znalostí i cenových hladin služeb. V posledním období se vyprofilovalo mnoho malých organizací, které se snaží získat do svého portfolia rozsáhlé projekty. Nechci polemizovat o odborné schopnosti jednotlivců vypracovat požadované dokumenty obsahující doporučené změny. Toto je však pouze jedna část obsahu dodávky. Je potřeba si uvědomit, že změny někdy třeba realizovat velmi rychle a nejednou navazují i na změny nástrojů nebo technologií.

Výběr strategického partnera pouze na základě nejnižší ceny nebo okamžité preference se v dlouhodobém horizontu nemusí vyplatit. V úvodu článku jsme zmínili, že cílem IT konzultačních služeb je vytvořit partnerský vztah s klientem, pochopit jeho plány, potřeby a navrhnout mu řešení, přičemž je třeba v mnoha případech probrat dohled a spoluodpovědnost i nad realizací změn. Doporučujeme vždy věnovat pozornost následujícím skutečnostem:

- Zhodnotit, kdo nám bude radit a budovat požadovanou IT strategii.
- Výhodnost konzultačních služeb v krátkodobém, resp. dlouhodobém horizontu.
- Poskytování firemních interních informací.
- Zajištění kontinuity změn v dlouhodobém horizontu.
- Rychlost a kvalita požadovaných změn.
- Snášení potenciálních rizik podmíněných zaváděním změn.
- E2E (end-to-end) dodávka, dodávka na klíč.

Odpověď na závěr
Zkusme se nyní vrátit k hlavní myšlence tohoto příspěvku a odpovědět na otázku, zda konzultační služby v IT představují módní trend nebo jde o spolupráci z rozumu. Pokud se podíváme na reálné dnešní potřeby organizací, ať už komerčních, nebo veřejných, dospějeme k závěru, že využívání konzultačních služeb v IT si vyžádalo samo prostředí.

Existence neflexibilní interních IT oddělení, zaměřených převážně na provozování aktuálních systémů, vytvořilo podmínky pro externí konzultační společnosti. Požadavek na takový typ spolupráce je podmíněna potřebou změnit dnešní IT prostředí a přiblížit ho více podnikatelským potřebám. Jde čistě o spolupráci na komerční bázi, kde absentuje jakýkoliv módní hit. Pokud má rozvoj podniku postupovat požadovaným směrem a rychlostí, je na místě zvážit tento typ vztahu, který je zajímavý pro obě zúčastněné strany. Pokud je navíc do této spolupráce zapojeno i nepružné IT, právě ono může z nového vztahu výrazně profitovat.

Autor pracuje jako Lead Solution Consultant ve společnosti HP.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


sedm − pět =

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz