Nástroje pro spolupráci musí být snadno osvojitelné

Martin Noska | 10.04.2012 | Software | 3 komentáře

O tom, jak by měly vypadat moderní nástroje pro spolupráci ve firmě, a také o zákulisí vývoje řešení Kerio Workspace, jsme hovořili s Jaroslavem Šnajdrem, vedoucím vývojového týmu ve společnosti Kerio Technologies.

Co jsou podle vás hlavní trendy v oblasti řešení pro týmovou spolupráci ve firmách a jak se promítají do vašich vývojových plánů?
Jedním z trendů dneška jsou určitě sociální sítě. Ty jsou sice primárně určeny pro zábavu, ale řadu prvků z nich se firmy snaží přenést i do pracovního prostředí a využít těchto možností pro svoje účely. V oblasti ukládání a sdílení dat na webu také existuje řada projektů jako Dropbox nebo Box.net a zejména v americkém Silicon Valley najdeme spoustu startupů, které se snaží přijít s vlastním řešením. To potvrzuje, že tato sféra je dnes hodně atraktivní.

I přes širokou nabídku je ale na trhu stále řada mezer. Při vývoji softwaru Kerio Workspace jsme se snažili myslet na to, aby šlo o řešení vhodné  pro zcela běžné uživatele a aby se v něm dalo velmi snadno pracovat se soubory a sdílet je. Protože to je asi hlavní nedostatek celé řady existujících nástrojů.

Takže impulsem pro vývoj Workspace byla vaše nespokojenost s tím, co bylo dostupné na trhu?
Ano, Workspace vlastně vznikl ve snaze najít řešení našeho vlastního problému se sdílením dokumentů napříč firmou. Jedná se o typickou situaci v globální firmě jako je Kerio Technologies, v níž je potřeba vyměňovat si informace. I u nás jsme vyzkoušeli různé produkty, ale ani jeden z nich se neuchytil a nepovedlo se nám najít řešení, které by bylo zcela vyhovující. Díky tomu jsme objevili mezeru na trhu a řekli si, že musí existovat i řada dalších firem se stejnými požadavky, jaké máme my.

Jaroslav Šnajdr, Product Development Manager produktu Kerio Workspace

Jaroslav Šnajdr, Product Development Manager produktu Kerio Workspace

Proto jsme se pustili do vývoje zcela nového řešení. V roce 2008 vývoj začal, o rok později jsme měli interně k dispozici verzi pro vlastní účely a v polovině roku 2010 byla vydána veřejná beta verze Workspace. Od loňského března je pak na trhu i finální produkt.

Co se podle vás povedlo a jak byl Workspace trhem přijatý?
Právě jednou z našich snah bylo co nejdříve dostat Workspace mezi lidi a zjistit, jak budou reagovat. Odmítnutí naštěstí nenastalo, spíš  se nám sešla řada připomínek, které byly i v souladu s našimi plány. Tato zpětná vazba nám pomohla stanovit si priority, jakou funkci kdy přidat. Jsem rád, že uživatelé pochopili náš cíl a z reakcí vidíme, že produkt mají opravdu rádi.

Jaké základní vlastnosti by podle vás mělo mít moderní řešení pro týmovou spolupráci?
Ne vždy se podaří, aby byl produkt skutečně jednoduchý a aby ho mohl používat každý. Výsledkem je pak aplikace jen pro omezené množství lidí v rámci firmy. To ale pak limituje i její využití. V Keriu naopak chceme, aby Workspace mohl být používaný opravdu všemi. A to i za cenu odmítání složitějších funkcí, díky kterým by se řešení lidem odcizilo.

Nechceme jít směrem, jako třeba Microsoft se SharePointem nebo IBM s Lotus Notes. To jsou platformy pro vývojáře, kolem kterých žije celý samostatný průmysl a těží z různých přizpůsobování těchto platforem. Snažíme se, aby firma hned získala hotový produkt bez nutnosti úprav.

Další oblastí je podoba obsahu, který je v nástroji sdílen. Zatímco klasické sociální sítě jsou dynamické a zachycují aktuální dění, zatímco starší příspěvky se postupně odsouvají pryč (tento koncept přináší třeba Yammer). To pro pracovní prostředí ale nemusí být zcela adekvátní. Pro pracovní projekty je potřeba mít k dispozici i strukturu spojenou se statickým prostorem, kam lze umisťovat větší celky a výsledky svojí práce. Tímto směrem jde opět i Workspace.

Jakým způsobem trend mobility ovlivnit spolupráci v podniku a jak naopak ovlivnil vás při tvorbě vašich řešení?
Spolupráce ve firmách se spolu s nástupem mobilních řešení výrazně změnila. Pracovní doba přestala být určující a když má zaměstnanec firemní smartphone, obvykle na něj reaguje i mimo pracovní dobu, protože považuje za povinnost odpovědět. Navíc lidé začínají být na smartphonech závislí – podle průzkumů se při zazvonění smartphonu v mozku aktivují oblasti spojené s láskou, což svědčí o tom, že tyto přístroje si lidé skutečně zamilovali.

Co se týká našeho vývoje, máme pro Workspace speciální mobilní rozhraní, které sice nemá všechny funkce, ale je určeno primárně ke čtení informací, což je to hlavní, co člověk od mobilního řešení potřebuje. Ve Workspace 2.0 ale přineseme i možnost editace obsahu na tabletech.

Dokážete najít nějaké příklady z praxe, které by ilustrovaly zlepšení spolupráce díky využití Workspace?
Workspace je dobrý pro projekty, kde spolupracuje více lidí a každý přidává svůj výsledek k tomu, co udělali ostatní. Příkladů může být celá řada. Vezměme si třeba stěhování pobočky – to je spojené s řadou změn a na Workspace mohu mít na jednom místě vše, co s tím souvisí. Plány, drafty smluv, změny. Vše pohromadě na jedné stránce a nemusím to shánět všude možně, vím kde hledat to, co potřebuji.

Dobrým příkladem může být i každoroční setkání našich obchodníků na akcích Business Conference. Na jednom místě ve Workspace se pak řeší všechny související organizační záležitosti, program, jsou zde k dispozici šablony pro přednášející a pak i celé prezentace. Bez zvláštního úsilí tak vznikne transparentní archiv, zahrnující vše, co bylo s konferencí spojeno. K tomu jsou přidružené i relevantní diskuse, takže jde o kombinaci statického a dynamického obsahu, zatímco klasická sociální síť typu Facebook by časem tyto informace odsunula.

Jaké novinky chystáte ve verzi Workspace 2.0, která by měla být uvolněna v květnu?
Ve verzi 2.0 přibude klient pro synchronizaci mezi serverem Workspace a PC. Pokud v dokumentu někdo z týmu udělá změnu, díky synchronizaci se serverem se pak tato změna přenese i do dokumentů všech, kdo je mají stažené a ti tak budou pracovat vždy s aktuálním materiálem. Řada projektů obsahuje hodně dokumentů, takže se tím eliminuje problém s nepřehledností, i když se dá v případě potřeby dostat i ke starším revizím . Nově také přibude podpora pro antivir (od společnosti Sophos, který používáme i v řešeních Connect a Control), aby se nemohl mezi týmem rozšířit sdílením škodlivý kód.

Další novinkou je podpora pro kalendáře a úkoly. Dosud bylo možné vytvářet události na určitý den jen přes editaci textu, nově to bude možné i samostatně a bude zde podpora pro přenos události do externích klientů. A jak už jsem naznačil, dojde k přepracování mobilního rozhraní, které na tabletech umožní editaci.

Článek je součástí tématu Bohatší komunikace nejen v rámci podniku.

3 komentáře u článku “Nástroje pro spolupráci musí být snadno osvojitelné”

  1. Marcel Král napsal:

    Workspace není vůbec špatný, jen cenová politika by mohla být vstřícnější ;-) Předpokládám že konkurence ze strany těch startupů zaúřaduje :-)))

  2. Dotaz napsal:

    Dobrý den, nemáte někdo zkušenost o existujícími open source nástroji pro spolupráci? Na http://pm-sherpa.com/attributes/opensource/ jsem našel docela slušnou sbírku, ale nechce se mi to všechno zkoušet. Nebo to podle vás nemá ani cenu a s komerčním produktem si člověk ušetří řadu starostí a potíží?

    • Ondra Jaroš napsal:

      Nic z toho neznám, ale rozhodně nedoporučuji pro produkční nasazení vybírat jakýkoliv open source bez profi podpory. To je sebevražda a není tam často ani zaručený jasný budoucí vývoj. Naopak u komerčních řešení bývá podpora hodně dobrá a je to sázka na jistotu. Navíc jsou dostupné reference, zkušenosti atd. Zrovna u Keria bych řekl, že poměr cena / výkon není špatný.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− dva = tři

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz