Přínosy sociální sítě ve firmě: Postřehy a zkušenosti

Martin Noska | 16.04.2012 | Internet a služby, Software | 1 komentář

K čemu všemu může být dobrá sociální síť ve firmě a jaké změny jsou s jejím používáním spjaty? Co udělat proto, aby zaměstnanci tuto síť opravdu používali a „žili“ na ní?

O svoje postřehy se s námi podělil Ondřej Cikhart, který působí jako CIO ve společnosti DHL Supply Chain CZ a má bohaté zkušenosti s firemní sociální sítí Yammer. Ta bývá někdy označována také jako „korporátní Twitter“.

Proč jste v DHL Yammer vybrali a jak byl přijat?
U samotného výběru jsem nebyl, ale co jsem zaslechl, proběhl celkem spontánně. Já osobně jsem byl pozvaný už do existující komunity. Několik progresivních lidí v DHL se rozhodlo tuto síť vyzkoušet v rámci zavádění nových nápadů a nyní už v rámci firmy zdomácněla. Yammer je spíš mikroblog než klasická sociální síť i když v ní najdeme třeba indexaci témat a tagování příspěvků, je to hodně dynamické prostředí bez klasických statických adresářů.

Samovolným efektem je to, že na síti vzniká spontánní a předem neorganizovaná komunita. Je založena na dobrovolnosti a ničí účast v ní není vynucována. Ale do budoucna by bylo dobré doporučit, aby v ní byl vždy alespoň nějaký reprezentant určitého oddělení a aby sem mohl přenášet názory svých kolegů. Důležitá je také role roztleskávače, u nás tak fungovali lidé z IT managementu, kteří byli v prostředí Yammeru velmi aktivní a přivedli do něj řadu uživatelů.

Co vidíte za hlavní přínos a proč je pro vás vlastní sociální síť důležitá?
Pokud na síti položím otázku velkému fóru lidí, získám na ni řadu odpovědí a názorů a od zaměstnanců na různých pozicích. To funguje zejména u obecnějších dotazů, u těch speciálnějších mi naopak lidé mohou dát kontakt na někoho, koho znají a kdo by mi mohl pomoci vyřešit můj problém. Yammer značně usnadňuje sdílení informací mezi zaměstnanci, junioři se zde ptají seniorů nebo si mohou najít témata obsahující odpovědi na jejich otázky.

Pokud jde o smysl sociální sítě, jde o to, že dnešní svět je velmi rychlý. Velké korporace jsou nepružné a než udělají nějaké rozhodnutí, než vše prodebatují, trvá to dlouhou dobu. Místo kalkulování je potřeba věřit instinktu. DHL chce dělat věci jinak a být progresivní, rychlost rozhodování je důležitá a někdy se nové nápady prosadí i bez dlouhého rozmýšlení. Nasazení Yammeru je takovým příkladem, navíc to nebyla až tak velká investice a nebylo potřeba propojování s dalšími podnikovými systémy.

Sociální síť může dávat odpovědi na otázky, které ještě nebyly zodpovězeny, slouží primárně v řešení nových věcí a ne toho, co už někdo vymyslel a napsal dřív, jako je tomu třeba na Wikipedii. Jde nám spíše o znalosti, ne o instant messaging, na to máme samostatný nástroj CIM, což je korporátní verze Microsoft Instant Messengeru. Ale obsah se může vzájemně prolínat, například z odkazu na Yammeru přejdu na CIM a dořeším již vše individuální komunikací s expertem na dané téma. Lidé přechází mezi těmito prostředími podle potřeby.

Ondřej Cikhart, CIO, DHL Supply Chain CZ

Ondřej Cikhart, CIO, DHL Supply Chain CZ

Používá v DHL instant messaging často?
Velmi často. Významně začíná vytlačovat tradiční způsoby komunikace. Dokonce se v této souvislosti v DHL objevil nápad zrušit pevné telefony, protože se již stávají nahraditelnými a nové nástroje je vytlačují. Nové technologie nezadržitelně nastupují. Pro některé účely mohou tablety a smartphony například už zcela zastoupit běžná PC.

Dokážete vyčíslit přínosy nových technologií, např. sociální sítě, ve smyslu ROI nebo dát alespoň konkrétní příklady?
Něco jako je návratnost investice je v tomto případě obtížně vyčíslitelné, protože přínosy jsou často těžko uchopitelné. Ale z příkladů bude hned jasné, že nejsou zanedbatelné, zvlášť v případě globální firmy, jakou je DHL.

Vezměme si příklad nasazení nového strategického produktu po celém světě. Dříve existovaly ostrůvky znalostí, a pokud jste řešili nějaký problém, byli jste odkázáni na dodavatele nebo na regionální kompetenční centrum. Nyní se hned dostanu na konkrétní lidi, kteří řešili to samé už dřív. To vede k řádovému zlevnění nasazení produktu, k rychlejší replikaci zkušeností a eliminaci chyb, protože mohu už předem zjistit, čeho se vyvarovat.

Další podobná situace může nastat, pokud potřebuji třeba sehnat informace o potenciálním klientovi, jaké má priority a strategie apod.

Ve firemním prostředí existuje řada odpůrců sociálních médií. Jak firemní sociální síť přijali zaměstnanci DHL?
Odpůrci sociálních sítí se nám zřejmě do sítě nepřihlásili a člověk se o nich tedy prakticky ani nedozví. Je to výhoda toho, když nikdo není k účasti nucený a není na sociální síti jen z povinnosti. Důležitá je ale osoba „roztleskávače“, která lidi spontánně přitáhne.

Samozřejmě jsou tu vždy i rizika – častou otázkou je, co když zaměstnanci na sociální síti budou mrhat časem. Ale pokud člověk časem chce mrhat, dokáže to i bez sociální sítě. Další problém je disciplína na síti. Pokud jsou nastavena příliš striktní pravidla, je to omezující a vedou se nekonečné debaty o tom, co má být povoleno a co ne. Častá obava bývá také spojena s tím, že dojde ke zrušení hierarchie ve firmě, a že například s ředitelem XYZ bude pomocí sociální sítě komunikovat někdo, kdo by se k němu jinak ani vůbec nedostal. A tedy že dojde ke ztrátě kontroly nad tokem informací. Pokud ale zaměstnanci nebudou ventilovat tajné nebo soukromé věci, není taková bariéra podle mě v ničem užitečná. Zdravý tok informací nemůže škodit a objevuje se zde automatická korekce komunitou, pokud někdo přirozená pravidla překročí, ostatní ho usměrní.

Aby to ale neznělo příliš ideálně, i nasazení sociální sítě ve firmě má svůj průběh – typické počáteční nadšení, pak deziluze a až poté dojde k vyzrávání.

Pokud tedy můžete shrnout svoje zkušenosti, co by firma měla udělat, aby se nasazení sociální sítě setkalo s úspěchem?
Firma k tomuto kroku musí být určitě zralá a mít nadkritické množství zaměstnanců, kteří jsou k této změně otevřeni. Důležitá je samozřejmě silná podpora managementu.

Je potřeba mít také témata, kterými bude možné sociální síť plnit (ideálně například technické skupiny, řešící určité problémy) a snažit se, aby to byla spíše zábava než povinnost. Příliš striktních pravidel používání firemní sociální sítě omezí a lidé se ji neoblíbí. Jsem zastáncem přístupu, kde je nutné povolit stavidla a být tolerantní, ne vše hned po prvním průšvihu zarazit. Spíš je potřeba „něžně“ vtisknout komunikaci na síti disciplínu, ideálně přes nějaký aktivismus a snažit se lidi spontánně přimět k tomu, aby svůj projev civilizovali. Aby například témata tagovali, nebo aby dodržovali určité základní normy jako třeba nenapadat a nepomlouvat ostatní, aby se vyvarovali negativních emocí a podobně. Výsledkem je pak celková kultivace komunity, protože její členové si uvědomí, že každá korektně vedená debata se jim stokrát v dobrém vrátí.

A samozřejmě, v případě že sociální síť má působit jako globální nástroj je také důležité prosadit používání jednoho jazyka, výjimkou mohou být jen uzavřené separátní skupiny.

Článek je součástí tématu Bohatší komunikace nejen v rámci podniku.

1 komentář u článku “Přínosy sociální sítě ve firmě: Postřehy a zkušenosti”

  1. Postman napsal:

    Zajímalo by mě, kolik procent zaměstnanců DHL tu sociální síť skutečně aktivně používá. Spíš bych řekl, že půjde o pár nadšenců, díky nimž to vypadá, že to na síti žije.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


dva + pět =

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz