Správa e-mailových schránek v Exchange Serveru 2010

Maroš Füleky | 15.04.2012 | Software | Žádné komentáře

V minulosti měli správci IT k dispozici možnost nastavovat limity velikosti uživatelských poštovních schránek na třech úrovních: od nejnižší úrovně se zasláním upozornění uživateli přes střední úroveň se zákazem odesílat zprávy až po nejvyšší úroveň se zákazem odesílání i příjmu zpráv.

Nastavení limitů velikosti poštovních schránek se zachovalo i v aktuální verzi Exchange Server 2010 od Microsoftu.

Proaktivní řízení obsahu e-mailových schránek

První možnosti proaktivního řízení obsahu uživatelských schránek přinesl Exchange Server 2007. V této verzi přibyla možnost spravovat obsah poštovních schránek prostřednictvím spravovaných složek (Managed Folders). Při tomto nastavení má správce možnost definovat pravidla pro uchování zpráv buď ve standardních složkách (Managed Default Folders), nebo ve složkách vytvořených správcem (Managed Custom Folders).

Prostřednictvím spravovaných složek lze pro různé klasifikace zpráv definovat různou dobu uchování zpráv ve složce. Po uplynutí stanovené doby se zprávy ze složky automaticky odstraní přednastaveným způsobem. O odstraňování expirovaných položek se stará komponenta Managed Folder Assistant, která běží jako proces na každém Exchange serveru s instalovanou rolí Mailbox. Protože v tomto případě jsou pravidla pro uchování položek definována na úrovni složek, je nezbytné, aby uživatel přesouval zprávy vždy do složky s požadovanou dobou uchování. Nevýhodné může být i to, že po přesunutí zprávy do jiné složky nezůstává ve zprávě zachovány pravidlo na uchování položky.

Nové možnosti v MS Exchange Serveru 2010

S příchodem verze Exchange Server 2010 se objevily i nové možnosti správy obsahu uživatelských schránek spadajících do kategorie Messaging Records Management.

Prvním vylepšením je archiv poštovní schránky, který slouží k odkládání starších položek v uživatelově poštovní schránce. Po aktualizaci Exchange Serveru 2010 na Service Pack 1 může být archiv poštovní schránky uložen v jiné databázi na jiném Exchange serveru jako produkční poštovní schránka. Toto zlepšení oproti verzi bez aktualizace Service Pack 1 umožňuje optimalizovat rozložení dat na různý hardware.

Předpokladem optimálního rozložení je, že starší položky se přesouvají do archivu a uživatelé k nim nepřistupují tak intenzivně jako v případě nejnovějších položek. Produkční poštovní schránky se umísťují do databází uložených na výkonnějším hardwaru s nižší objemovou kapacitou. Naproti tomu archiv poštovních schránek se umísťuje na vysokokapacitním, ale méně výkonném hardwaru. Uvedený model umožňuje dosahovat v komunikačním prostředí s Exchange Serverem 2010 dostatečný výkon při zachování vysoké kapacity poštovních schránek.

Druhá novinka z pohledu řízení obsahu poštovních schránek je využívání politik uchovávání informací (Retention Policies). Oproti řešení pomocí spravovaných složek lze řídit uchovávání informací na úrovni jednotlivých položek (zpráv). Na definici pravidel na uchování, resp. zadržení položek v databázi Exchange serveru jsou použity značky pro politiky uchovávání informací (Retention Policy Tags).

Značka uchovávání informací definuje nastavení uchování informací, jako je doba uchování a způsob, jak budou položky zpracovány po vypršení doby uchování. V Exchange Serveru 2010 lze definovat následující typy značek:

- Default policy tags (DPTs) – určují implicitní nastavení uchovávání informací pro složky nebo individuální položky v celé poštovní schránce, které nemají přiřazenu jinou značku, ať individuálně uživatelům, nebo děděním z poštovní schránky.
- Retention policy tags (RPTs) – umožňují přiřadit nastavení uchovávání informací pro standardní složky, jako je Doručená pošta (Inbox), Odstraněná pošta (Deleted Items), Nevyžádaná pošta (Junk E-mail) nebo Odeslaná pošta (Sent Items). Uživatel při tomto nastavení nemá možnost změnit politiku uchovávání zpráv pro celý složku, ale pouze pro jednotlivé položky ve složce.
- Personal tags – jsou k dispozici v aplikaci Outlook Web App nebo Microsoft Outlook 2010, který je součástí Microsoft Office Professional Plus 2010. Umožňují uživatelům aplikovat politiky uchovávání zpráv na vytvořené složky nebo individuální položky v poštovní schránce. Podle způsobu zpracování položek se dělí na politiky uchovávání informací (Retention Policy) a politiky archivování (Archive Policy.

Doba zadržení informace definovaná v značce určuje dobu (ve dnech), během níž má být zpráva uchována v databázi Exchange serveru. Značka může mít místo doby uchování nastavené vypnutí uchovávání zpráv, což umožňuje uživateli definovat položky nebo poštovní složky, které se nebudou automaticky odstraňovat nebo přesouvat do archivu.

Druhým nastavením značky pro uchovávání zpráv je způsob zpracování po uplynutí doby zadržení. K dispozici jsou následující možnosti:
- Přesunout do archivu (Move to Archive) – zajistí přesunutí do archivu poštovní schránky. Pokud poštovní schránka nemá archiv zřízen, akce se neprovede. Lze definovat pouze v nastavení Default policy tags (DPTs) a Personal tags.
- Odstranit s dočasnou možností obnovení (Delete and Allow Recovery) – přesune zprávy do složky Obnovitelné položky (Recoverable Items), čímž se emuluje funkce koše v poštovní schránce uživatele. Uživatel může takto zpracované položky obnovit prostřednictvím dialogového okna Obnovit odstraněné položky (Recover Deleted Items) v aplikacích Outlook Web App nebo Outlook 2010.
- Odstranit natrvalo (Permanently Delete) – zajistí trvalé odstranění zprávy bez možnosti prodloužení.

Využití politik pro uchovávání e-mailů

Politiky uchovávání informací (Retention Policies) zjednodušují správu systému tím, že umožňují administrátorům seskupit značky pro politiky uchovávání informací s různými nastaveními a následně je připojit k poštovní schránce.

Značky lze do politiky kdykoliv přidávat nebo je odstraňovat, přičemž se zajistí platnost změněných nastavení pro všechny připojené poštovní schránky. Uplatňování nastavení definovaných v politikách uchovávání informací zajišťuje na Exchange serveru komponenta označená Managed Folder Assistant. Aktualizace Exchange Server 2010 Service Pack 1 změnila způsob spouštění uvedeného procesu. Zatímco v předchozích verzích bylo třeba stanovit časový plán spouštění uvedené komponenty, v aktualizované verzi Exchange Serveru běží jako proces na pozadí, přičemž systém určuje přiřazování systémových zdrojů procesu tak, aby neohrozil ostatní běžící procesy.

Nastaveními poštovní schránky na Exchange serveru lze také funkci automatického odstraňování položek na stanovenou dobu eliminovat (Halt Retention Policy during this period). Taková změna je vhodná v situacích, kdy uživatel nebude mít jistý čas přístup k poštovní schránce a v té době třeba zajistit, aby nedošlo ke ztrátě nepřečtených nebo nezpracovaných položek. Uvedené nastavení se dá realizovat tak v příkazovém řádku, i prostřednictvím grafického rozhraní Exchange Management Console (EMC) ve vlastnostech poštovní schránky, jak je patrné z následujícího obrázku.

Na závěr nelze nevzpomenout fakt, že využívání funkcí archivu a řízení obsahu poštovních schránek vyžaduje pro poštovní schránku zakoupení licence Exchange Enterprise Client Access License (CAL). S tímto cenovým rozdílem třeba počítat již při návrhu využití funkcí Exchange serveru v komunikačním prostředí. O novinkách, které přinesl Service Pack 2 pro Exchange Server 2010, pak najdete více v článku Exchange 2010 SP2 rozšiřuje možnosti přístupu k e-mailům.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


pět − = nula

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz