Tipy na nástroje pro podnikovou týmovou spolupráci

Martin Noska | 04.04.2012 | Software | Žádné komentáře

Asi každý majitel trochu větší firmy, CIO, CTO nebo COO vám dnes v diskusi na téma efektivní spolupráce zaměstnanců řekne, že pro zlepšení konkurenceschopnosti je ten pravý čas pro využití nejrůznějších nástrojů pro spolupráci v rámci firmy i mimo ni.

Bez nasazení moderních nástrojů pro spolupráci už lze jen stěží udržet firmu tak efektivní, dobře fungující a profitabilní jako dříve. Řada firem je ale bezradná v tom, jaký nástroj použít a který by vyhovoval jejím potřebám.

Kouzlo spolupráce

Nástroje pro týmovou spolupráci začaly pronikat do firem před několika lety a která organizace je nasadila a úspěšně k jejich využívání zaměstnance přivedla, mohla sledovat jejich přímo zázračný vliv na pracovní proces. Nárůst produktivity a efektivity je obvykle možné pozorovat v rámci desítek či dokonce stovek procent.

Zavedením softwaru pro podnikovou spolupráci mohou zaměstnanci pracovat společně na projektech v reálném čase a omezuje se doba proplýtvaná zbytečnou domluvou přes e-maily, telefony a při hledání relevantních informací. Navíc umožňují mnohem lépe do projektů zapojit externí zaměstnance či ty, kteří pracují z domova a ušetřit tak firmě další náklady.

Co stojí za vyzkoušení?

Jako v každé oblasti existuje i na trhu nástrojů pro spolupráci v rámci podniku řada nejrůznějších alternativ. IT manažeři ale obvykle nemají čas všechny zkoušet a zjišťovat, který se jejich firmě bude hodit nejvíce, přinášíme vám alespoň stručný přehled těch, které patří mezi nejpopulárnější.

Funkcemi i svojí cenou se tyto nástroje samozřejmě výrazně liší, ale společným rysem je u nich schopnost poskytnout alternativu k tradičním komunikačním kanálům či nabídnout nové možnosti ve sdílení souborů a dokumentů.

Cisco WebEx – tento on-line nástroj pro podporu virtuálního setkávání, videkonference a podporu mobility je k dispozici za cenu od 19 dolarů za měsíc. Vzdálení zaměstnanci se díky němu mohou na dálku elegantně účastnit různých porad a brainstormingů. WebEx ale není jen o videokonferencích. Podporuje i sdílení adresářů, možnost prohlížení dokumentů ostatními účastníky týmu či možnost vytvoření prostoru pro zpětnou vazbu zúčastněných stran.

Microsoft SharePoint – SharePoint je často používaný nástroj pro spolupráci na větších projektech. Jedná se o poměrně komplexní řešení, které sice bývá náročnější nasadit, používat a přizpůsobit, ale svoje ovoce může přinést zejména v situacích, kde je potřeba skutečně robustní nástroj pro řízení projektů. Výhodou je i integrace s balíčkem Office. Microsoft má dále přímo pro řízení projektů k dispozici i nástroj MS Project.

MindTouch – jedná se o open source řešení pro spolupráci, které se osvědčí zejména v případě, kdy potřebujete efektivně propojit lidi pro práci na určitém úkolu a kdy vám jde primárně o vytvoření statického archivu znalostí ve stylu wiki. Zúčastnění pak mají nejen přístup k potřebným dokumentům, ale mohou je i editovat a k dispozici je také poměrně propracovaná schopnost vyhledávání, ticketingu či možnost zpětné vazby. Architektura řešení MindTouch podporuje rychlý vývoj aplikací bez nutnosti využívat služeb externích vývojářů, jako je tomu třeba v případě SharePointu.

LiquidPlanner je další zajímavý nástroj silný zejména v oblasti tvoření harmonogramů projektů. Je k dispozici za cenu od 24 dolarů na měsíc na zaměstnance a obsahuje funkci označovanou v angličtině jako „probabilistic scheduling“. Ta slouží ke sledování individuálního pokroku zaměstnanců i celého projektu. Díky tomu si lze snadno ohlídat termíny a zajistit si dostatek času na řešení problémů. A to i u více projektů s mnoha zdroji s možností prioritizace úkolů.

ConceptShare – za cenu od 5 dolarů měsíčně na uživatele můžete získat jednoduchý, ale účinný nástroj pro vedení diskusí, komentování a rozhodování se v týmu. K dispozici jsou nástroje pro zvýrazňování důležitých bodů v rámci určitých materiálů, které mají poukázat na to, co je důležité a vyhnout se nedorozumění. Velmi propracovaná je práce s obrázky a s grafy, možnost vizuálního porovnávání či například notifikací.

Workspace – poměrně mladé řešení od společnosti Kerio Technologies slouží jako alternativa k e-mailu či k podnikové sociální síti. Klade důraz na jednoduchost ovládání a nabízí unifikované místo, na němž zaměstnanec najde vše spojené s konkrétním úkolem či projektem a také aktuální verze potřebných dokumentů. To je pak doplněno o integrovaný systém komentářů a upozornění.

Box.net – jde spíše o cloudovou úschovnu pro soubory uživatelů, nabízí 5 GB prostoru zdarma pro osobní využití a až neomezeně v podnikové variantě. Jejím úkolem má být možnost zjednodušit práci se soubory, nahradit tradiční FTP přístup a propojit týmy v rámci virtuálního pracovního prostoru. V případě, že vám jde více o samotné sdílení souborů než o komunikaci členů týmu, můžete zvolit i řešení Dropbox či Capsa.

Určité rysy týmové spolupráce najdeme ale třeba i v cloudových kancelářských balíčcích Google Docs a MS Office 365 a to zejména v možnosti editovat jeden dokument více uživateli. Pro spolupráci na konkrétních projektech se osvědčily také nástroje jako ManyMoon (ten je součástí balíčku Google Apps a rozšiřuje možnosti řešení Docs o systém notifikací a povinností na projektu) a Basecamp, který je silný v komunikaci, připomínkování dokumentů či rozesílání hromadných zpráv. Detaily o nich najdete v samostatném článku Manymoon a Basecamp: Efektivní řízení projektů na dálku.

Článek je součástí tématu Bohatší komunikace nejen v rámci podniku. Partnery tématu jsou firmy:

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


devět + = čtrnáct

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz