Od ISDOC k EDI – moderní výměna elektronických dokladů

Václav Kotyk | 05.06.2012 | Analýzy, Ostatní | Žádné komentáře

I když se elektronické faktury používají v ČR stále častěji, jen málokterá firma využívá standardizované formáty pro automatické zpracování dat. Díky tomu nemohou organizace plně využít benefitů, které elektronická výměna dokladů přináší. Co tomu brání a jaké jsou možnosti a vlastnosti formátů ISDOC a EDI?

Elektronická faktura není PDF

Když se řekne elektronická faktura, tak si mnozí vybaví přílohu elektronické pošty ve formátu PDF, jež přišla o něco dříve a s nižšími náklady než klasická listovní zásilka. V řadě případů, například při zasílání dokladů fyzickým osobám, je tato podoba prozatím dostačující. Ne tak v klasickém obchodním styku.

Faktura, či jiný doklad zaslaný elektronicky v nestrukturované podobě, totiž přinese pouze prvotní časovou úsporu, ale to zásadní, totiž automatické zpracování s omezením chybovosti a redukcí nákladů na lidské zdroje, zde chybí. A právě o to jde v souvislosti se stále zvyšujícím se množstvím jednotlivých dokladů provázejících tok zboží a poskytování služeb.

Cílem je takové vzájemné propojení jednotlivých informačních systémů (účetní, WMS, ERP apod.) podniků a institucí, které by umožňovalo plnohodnotné předávání a automatizované zpracování veškerých dokladů zcela bez lidské intervence a v reálném čase.

Podle členů Národního mnohostranného fóra pro elektronickou fakturaci, které bylo ustaveno v září 2011 pod gescí Ministerstva vnitra ČR a při Hospodářské komoře, je hlavní podmínkou rozvoje e-fakturace důraz na strukturovanou výměnu dat umožňující v rámci otevřených systémů interoperability výměnu dat bez manuálního přepisování mezi informačními systémy.

ISDOC – řešení fakturace pro menší podniky

To, že podoba zasílaných dokumentů elektronickou poštou není zrovna ideální, se ví poměrně dlouho. Ostatně vyřešit problematiku elektronické plnohodnotné fakturace se v tuzemsku snaží již od roku 2008 sdružení SPIS, které ve spolupráci s výrobci podnikových informačních a účetních systémů vytvořilo nový lokální formát pro elektronickou fakturaci, tzv. ISDOC. Ten našel své uplatnění zvláště v celé řadě firem, které nepotřebují řešit další návazné doklady, jako jsou například objednávka či dodací list. Jeho jednoduchost a připravenost implementace do řady tuzemských účetních systémů napomáhají jeho stále většímu rozšiřování u českých firem.

Na druhou stranu fakt, že se jedná o formát zaměřený pouze na jeden typ daňového dokladu, jakým je faktura, může být pro subjekty s širší paletou vyměňovaných dokladů důvodem pro výběr jiných variant strukturované komunikace. Fakturační formát ISDOC proto není konkurentem ani náhradou formátů z rodiny EDI, zjednodušeně řečeno, tam kde nestačí pro jednoduché zaslání faktury ISDOC, nastupuje EDI s pokrytím dalších procesů, typicky včetně elektronické objednávky nebo dodacího listu.

Přesto náš „český“ ISDOC je přínosem zejména díky zmíněné podpoře výrobců ERP a podpoře konsolidátorů e-fakturace jako jsou služby ORION nebo @Faktura 24, které se mohou nabídnout konverzi do formátu protistrany. Díky této podpoře mohou začít zejména menší firmy přijímat faktury elektronicky s možností snadného importu do systému bez dodatečného manu8ln9ho zásahu dodavatele informačního systému, což může významně přispět k plynulejšímu rozvoji elektronické fakturace.

EDIFACT – nejpoužívanější způsob realizace transakcí

Když se mluví o plnohodnotném EDI, myslí se způsob komunikace postavený na globálním standardu EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), jako nejpoužívanějším způsobu realizace obchodních transakcí u nás i ve světě. Jeho udržování má na starost Organizace spojených národů OSN (UN), resp. pověřené sdružení GS1. Standard umožňuje automatické zpracování zpráv různými systémy a zároveň usnadňuje převod zpráv do různých typů formátů (XML, TXT, CSV, PDK, EDI Inhouse apod.). Jeho nejdůležitější výhodou, například oproti ISDOC, je množství dokladů, které pokrývá. Nabízí jich více než 40, přičemž v praxi se v České republice využívá více než 15 z nich. Lze tak efektivně a zcela automatizovaně řešit veškerou obchodní dokumentaci, nikoliv pouze fakturaci. Jednotlivé zprávy kompletně pokrývají tok dokumentů v obchodních, ale i logistických procesech.

Typicky největšími uživateli plnohodnotné EDI komunikace jsou obchodní a výrobní společnosti, zejména oblast FMCG. Zde dochází k nejčastějšímu využívání elektronických faktur (INVOIC), objednávek (ORDERS), ale také dodacích listů (DESADV), příjemek (RECADV) či vratek (RETANN). Nejvíce jsou využívány řetězci typu AHOLD, Globus či Makro, které zpracovávají až tucet různých zpráv a jejich počet stále narůstá. Další oblastí, kde je EDI poměrně hojně rozšířeno je pak automotive nebo bankovnictví.

Komunikaci řeší konsolidační centra

Dobrou představu o objemu, který si v rámci EDI komunikace tuzemské společnosti vyměňují, získáme při pohledu na naše největší clearingové a konsolidační centrum EDI Orion, do kterého je zapojeno více než tisíc subjektů a jímž měsíčně proteče více než dva miliony dokladů. Obchodní subjekty jej přitom využívají prostřednictvím modelu software jako služba (SaaS), nemusí si tedy zakupovat žádný hardware ani software, nebo řešit dohled, údržbu či jiné technické náležitosti.

To zásadní měrou napomáhá rozšiřování EDI, jak ostatně potvrzuje i David Reichel, ze společnosti CCV Informační systémy, která je provozovatelem služby EDI ORION: „Vnímáme, že se zákazníci bez ohledu na velikost firmy přestali bránit uceleným outsourcovaným či cloudovým řešením, kdy neinvestují do vlastnictví aplikace, ale získávají službu s přidanou hodnotou při minimalizaci nákladů na správu EDI komunikace.“ Uživatelé zde mají přitom garantované i další výhody, jako překlady jednotlivých formátů od různých zúčastněných stran, datové kontroly a kompletace, důvěryhodnou archivaci či garanci legislativního souladu. Podporován je též obousměrný překlad zmiňovaného tuzemského standardu ISDOC.

Ve využití EDI stále zaostáváme za EU

Navzdory podpoře ISDOC ze strany SPISu a klasického EDI ze strany GS1 a EDI providerů se však bohužel zatím stále nedaří dohnat v míře penetrace strukturované výměny dokladů ostatní státy Evropské unie. Z hodnotící zprávy Evropské komise, která porovnala údaje z využívání EDI mezi obchodními subjekty v jednotlivých zemích v roce 2010, vyplývá, že elektronickou fakturu ve formátu umožňujícím automatické zpracování si v ČR vyměnilo 16,7 % subjektů, zatímco průměr EU činil 30,8 % (Itálie 55,7 %).

V případě elektronických objednávek jsme byli dokonce s 14,7 % na chvostu, zatímco průměr EU činil 34,2 % a nejlepší Itálie dosahovala nadpolovičních 53,7 %. A konečně v oblasti elektronického řízení dodavatelského řetězce, tedy odesílání a přijímání všech druhů informací o dodavatelském řetězci (např. zásoby, výrobní plány, prognózy, vývoj dodávky) jsme byli s 14,7 % opět za průměrem EU, jenž činil 17,9 %, přičemž nejlepší Chorvatsko mělo úroveň zapojených společností celých 53 %.

Stát B2B e-fakturaci nepomáhá

Je tedy patrné, že Česká republika má stále značný nevyužitý potenciál rozvoje v možných úsporách při implementaci elektronických dokladů ve strukturovaných datovách formátech jako ISDOC nebo s využitím standardu EDI. Stát sice investuje do rozvoje ICT nadprůměrně hodně, ale ty jsou orientovány zejména na oblast e-governmentu. Projekty jako datové schránky (ISDS) mají jako e-podatelna do veřejné správy svůj význam, ale pro podnikatele jsou jinak zcela zbytečné, nejsou (ani nemohou být) prakticky použitelné pro firmy a B2B procesy v komerčním sféře.

Od rozvoje elektronické fakturace pak vnucované datové schránky podnikatele spíše matou a odrazují, jak ukazuje praxe. Statistika srovnání s Evropou nás může přesvědčit, že příklady podpory e-fakturace ze strany státu bychom měli hledat raději ve shodě s evropskými státy nebo raději už shora nedělat nic.

Autor je šéfredaktorem portálu EdiZone.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


devět − = tři

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz