Správa pohledávek: Udržte si přehled v účtech a dluzích

Lucia Genšorová | 05.07.2012 | Software | Žádné komentáře

Málokterá firma chce mít dluhy a nevyřešené účty. Co však dělat v případě, kdy se společnost často ocitá v časové tísni a nestíhá své pohledávky a závazky plnit, dokonce ani sledovat? K efektivnímu finančnímu řízení může významně přispět i informační systém specializovaný na management pohledávek. Jeho úkolem je zprostředkovat uživatelům maximální komfort a jednoduchost při práci s pohledávkami a závazky.

Platební disciplína se týká nás všech a zadlužení firem je dnes výrazné. Na straně odběratelů vzniká platební neschopnost, v důsledku čehož často neplatí za dodané produkty a služby. Na straně dodavatelů je citelná snaha o docílení výchovy svých dlužníků k platební disciplíně. Jak na to pomocí softwaru?

Přehled pohledávek za společnost

Informační systém určený pro management pohledávek a závazků může zahrnovat několik oblastí. Podívejme se na to, v čem všem by mohl být takový nástroj nápomocný. V první řadě je to detailní a přehledná informovanost o stavu pohledávek. Tyto přehledy by kromě seznamu pohledávek měly umožnit vytvoření detailního žurnálu všech evidovaných neuhrazených faktur.

Tento žurnál by soustředil všechny události, aktivity a pohyby, které se s danou pohledávkou udály, a archivovat by probíhající komunikaci s klientem. Manažer firmy by měl takto přesnou informaci o vývoji každé své pohledávky (okamžitý stav pohledávky, uskutečněné dílčí úhrady, vystavené upomínky, vytvořené opravné položky), ale také o probíhající komunikaci s klientem (telefonáty, e-maily, dopisy, urgence, poznámky k pohledávce a pod.). Pro lepší přehlednost by taková informovanost o vývoji pohledávky mohla být podpořena možností e-mailové notifikace uživatele.

Generování upomínek

Další možností takového informačního systému by mohlo být automatizované generování upomínek, které by na základě přesně definovaných pravidel generovalo první upomínky po nastavené době prodlení, druhé upomínky v případě přetrvávající platební neschopnosti a například následné automatické generování přehledu pohledávek na posunutí na mimosoudní inkaso nebo mimosoudní vymáhání. Upomínky by tak mohla fakturantka generovat automaticky (na základě uživatelsky definovaných pravidel), ale i manuálně. Nesmíme však zapomínat na možnost definování výjimek, které by se daly použít např. v případě probíhající reklamace.

Vzájemný zápočet

V případě spolupráce se společností, se kterou má dodavatel vzájemné dodavatelsko-odběratelské vztahy, přičemž tyto společnosti mezi sebou evidují vzájemné pohledávky i závazky, lze provést tzv. vzájemný zápočet, kde se závazek vyrovná s pohledávkou. Započtením pohledávek se rozumí právní akt, jímž zanikají vzájemná práva a povinnosti, čímž dojde i k zániku vzájemného závazku.

Informační systém musí zajistit, aby vytvářené automatické zápočty byly přesné. Takto se zčásti odbourá chybovost způsobená lidským faktorem (vzhledem k tomu, že v přepisování údajů aplikací se nelze splést).

Tvorba opravných položek pro pohledávky

Při platební disciplíně nelze zapomenout na tvorbu opravných položek pro pohledávky. Na pohledávky neuhrazené nad určitý počet dní se dají tvořit opravné položky. Ty se v systému tvoří jen z otevřené pohledávky – z částky, která není uhrazena. Program opět podporuje automatizovanou možnost tvorby opravných položek, přičemž je dokáže automaticky snížit v případě došlé úhrady nebo v případě jejich použití.

Business Intelligence – není to „jen“ program

Informační systém však nabízí i další možnosti. Do programu se dají zapisovat jakékoliv poznámky. Uživatelsky oblíbený nástroj je možnost nastavení workflow, což znamená, že systém automaticky upozorňuje uživatele na termíny, které jsou předem zadány. V tomto případě by jeho zapracování bylo velmi výhodné. Management společnosti by měl možnost vidět do konkrétních organizací. Podle údajů, které by byly dostupné, by si mohl vytáhnout data za konkrétní období a zjistit, jak to s pohledávkami vůči konkrétní dlužné společnosti vypadá, jaké aktivity se ve směru vyrovnání pohledávek provedli, jaké další kroky mají následovat a pod.

Propojení programu na sledování pohledávek a závazků by vneslo do práce s daty významnou efektivitu.

Business Intelligence vychází z principu účinné zpracování velkého množství dostupných údajů tak, aby se odhalily podstatné informace ukryté v nich. Je možné např. zjistit, v kterém období je potřeba čekat nárůst pohledávek. V řešení pro správu pohledávek by se dalo podívat i na to, jaký obrat firmě daná společnost dělá, v kterém období kdo neplatil a v jaké výši jsou dlužné částky. Když takové údaje přeneseme do BI, zjistíme bilanci, na základě které se dá udělat predikce. Podle těchto poznatků následně můžeme vytvářet pravidla přispívající k lepšímu finančnímu řízení společnosti.

Rychle, jasně, výstižně

Celé řešení k řízení pohledávek by mělo být navrženo tak, aby pro koncového uživatele – analytiky, manažery, vlastníky podniku – představovalo rychlý a srozumitelný přístup k požadovaným výsledkům. Srozumitelnost může být podpořena i zpracováním výstupů v důvěrně známém prostředí tabulkového kalkulátoru. Jiný využívaný způsob je propagace údajů formou webového přístupu. Obvykle jde o webové části zpřístupňující analytické databáze nebo data z datových skladů v prostředí firemních intranetů, extranetů nebo jiných internetových řešení.

Dnešní obchodní svět je plný příkladů úspěšných společností, ale i takových, které mají problém s platební disciplínou. Informace o svých závazcích a pohledávkách mohou sledovat „ručně“ nebo přijmout výzvu kontinuálních inovací a využít řešení k řízení pohledávek, které je dnes již dostupné i v české a slovenské podnikových informačních systémech.

Autorka pracuje jako vývojová analytička ve společnosti Asseco Solutions.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


tři − = jedna

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz