Jak zkrátit čas potřebný pro vyřizování e-mailů?

Roman Kadlec | 03.08.2012 | Internet a služby | Žádné komentáře

Uživatelé tráví více než čtvrtinu běžného pracovního dne čtením a psaním e-mailů. Konkrétně jde o celých 28 % pracovní doby. Vyplývá to z nejnovějšího průzkumu, který provedly organizace McKinsey Global Institute a IDC. Čas, který pracovníci tráví správou e-mailů, však lze zkrátit.

E-maily jsou podle výsledků průzkumu druhá časově nejnáročnější aktivita, kterou pracovníci během práce vykonávají. Více času tráví pouze prováděním své hlavní pracovní náplně. Podle konzultantů by čas strávený psaním a čtením e-mailů mohl být zkrácen o 25 až 30 %, kdyby se v byznysu zavedeno využívání komunikace v rámci sociálních sítí. Ve výsledku by tak pracovníci získali o 7 až 8 % více času na jiné pracovní povinnosti. Nicméně existují i opačné názory, podle nichž je „dávkové“ zpracování pošty (tedy odpověď na více e-mailů najednou ve vyhrazené době) časově efektivnější, než průběžné chatování, které fragmentuje pozornost zaměstnanců a neumožňuje se plně soustředit na jednu činnost.

Výsledky studie také poukazují na to, že Američané tráví dohromady 11 hodin denně komunikací a čtením zpráv. Ačkoli studie nedefinuje průměrný počet e-mailů, které pracovníci denně dostávají, podle dřívějšího výzkumu společnosti Radicati Group odešle a přijme průměrný korporátní zaměstnanec neuvěřitelných 105 e-mailů za den.

Tipy na efektivnější práci s e-maily

Čas trávený zprávou elektronické pošty se přitom dá zkrátit i za využití různých tipů:

Určete si časový limit. Na všechny e-maily nemusíte odpovídat a už vůbec ne hned – zkuste tedy zprávě e-mailů věnovat 15 minut každé dvě hodiny a tento harmonogram dodržujte.

Obecně platí, že čas nezbytný na odpovídání na e-mail je delší než čas potřebný k jeho vytvoření. Aby to tak nebylo, doporučuje se dodržovat e-mailovou etiketu. Tu najdete na stránkách emailcharter.org.

Určete si priority. E-mailoví klienti i webové rozhraní služeb vám dává dostatek nástrojů, pomocí kterých si můžete označit prioritní e-maily. Přestože náš mozek nechce někdy rozlišovat zprávy, ne všechny e-maily jsou si rovnocenné – některé vyžadují okamžitou odpověď, jiné můžete archivovat nebo hned smazat.

Nepřihlašujte se k odběrům novinek. Spousta služeb nabízí zasílání novinek – pokud je ale vysloveně nepotřebujete, nepřihlašujte se k jejich odběru, případně zkuste nastavit co největší časový interval, za který vám novinky budou chodit.

Neotevírejte e-maily dvakrát. Již známé informace nepotřebujete znovu číst a po otevření e-mailu, i pokud na něj neodpovíte hned, proveďte nějakou akci – archivujte ho, smažte ho, přidělte jeho vyřízení někomu jinému nebo jej odložte na později.

Zdroj: IT News.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


tři − = dva

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz