Jaké jsou celkové náklady na vlastnictví softwarových aplikací?

Jana Rydziová | 14.09.2012 | Analýzy, Software | 1 komentář

Aplikace pro byznys lze chápat jako mechanizmy, kterými informační technologie přispívají k úspěchu firmy či instituce. Aplikace vyjdou draho při nákupu, ale ještě vyšší jsou následné náklady spojené s jejich provozem. K určení souhrnných nákladů spojených s aplikacemi bezpodmínečně třeba aplikovat metodiku TCO (Total Cost of Ownership), protože je to jediná cesta vedoucí ke tvorbě realistických rozpočtů na IT.

Paralelou k softwarovým aplikacím může být například obstarání štěněte. Na první pohled je velký rozdíl, zda člověk dostane štěně zdarma nebo za něj zaplatí třeba tisíc korun. Z pohledu celkových nákladů na „vlastnictví psa“, tedy všech nákladů, které s ním budou za těch deset až patnáct let předpokládané délky jeho života spojené, však pořizovací cena zdaleka nepředstavuje rozhodující položku. A nejde jen o pravidelné náklady na krmení, očkování a podobně. S vlastnictvím psa mohou přijít i zcela nečekané výdaje – například na veterinární ošetření nebo dokonce úhrada škody, kterou pes může způsobit.

Se softwarem je to velmi podobné: jeho pořízení může být drahé nebo může být i zcela zdarma, ale podobně jako u štěněte je to jen začátek nezbytných výdajů, které daná aplikace bude vyžadovat během svého životního cyklu.

Spočítejte si náklady na vlastnictví aplikací

Teoretická kalkulace celkových nákladů na vlastnictví aplikace může vypadat takto:

  • Uvedení aplikace do provozu (tedy licence, implementace a související školení): milion dolarů (nebo pokud jste menší firma, místo dolarů můžete počítat s obdobnou sumou v korunách).
  • Roční „maintenance fee“, tedy udržovací poplatek: 110 tisíc dolarů.
  • Roční náklady na provoz (infrastruktura, help desk, continuity management a pod.): 140 tisíc dolarů.

V případě patnáctileté životnosti aplikace vychází součet celkových ročních nákladů na 3,75 milionu dolarů (takže TCO je 4,75 mil. dolarů). Náklady na pořízení aplikace a její nasazení tedy v tomto případě představují 21 procent TCO.

Už z této kalkulace se mohou pořizovací náklady zdát překvapivě nízké, resp. následné náklady jako překvapivě vysoké, ale to byl jen ideální příklad. Ve skutečnosti jsou pořizovací náklady aplikací ještě menším zlomkem jejich TCO. Například se zde nebere v úvahu investice do rozšiřování funkcionality (a obecně do vylepšování). Tyto investice mohou v případě typické aplikace v této cenové kategorii vycházet na 170 tisíc dolarů ročně v prvních osmi letech a na 85 tisíc dolarů v následujících sedmi letech jejího životního cyklu. To přidá k TCO dané aplikace dalších 1,955 mil. Dolarů a celkové náklady na vlastnictví se tím vyšplhají na 6,705 milionu dolarů, zatímco prvotní náklady klesnou na 15 procent TCO. Toto číslo může někoho šokovat, ale jak ukážeme dále, v typických případech mohou být prvotní investice jen kolem osmi procent.

Klíčové složky TCO

V ideálním světě by se TCO skládalo ze čtyř hlavních složek: z nákladů na pořízení, na provoz, na změny a za zrušení dané aplikace. V reálném světě však k poslední ze složek nejsou k dispozici žádné rozumné podklady, takže smysl má rozebírat pouze první tři.

Pořizovací náklady

Tato skupina nákladů je obvykle v organizacích dobře zmapovaná. Žel, často to jsou jediné náklady, které jsou v souvislosti s danou aplikací předmětem debat a schvalování. Jediné metodologické úskalí je to, zda do „pořizovací fáze“ aplikace počítat jen čas do jejího prvního nasazení nebo celou dobu implementace, tedy dokud aplikace není „dokončena“. Metodika TCO společnosti Gartner počítá s prvním variantou; důvodem je to, že proces dokončování implementace může při rozsáhlých projektech typu ERP nebo CRM trvat roky, přičemž tyto úpravy mají pak už spíše charakter změn.

Náklady na provoz

Na rozdíl od pořizovacích nákladů bývají tyto náklady podstatně hůře dokumentované – hlavně proto, že jsou v IT rozpočtu, případně v účetnictví rozesety v mnoha položkách, jejichž vzájemné vazby nejsou zřejmé. I diskrétní provozní náklady (tedy ty, které se jednoznačně vztahují na danou aplikaci, např. udržovací poplatky) je proto problém dohledat.

Ještě větší problém je s agregovanými provozními náklady, tedy takovými, které se na danou aplikaci vztahují pouze určitou svojí částí. Ty je nutné nejprve správně alokovat, což může být jak relativně jednoduchý problém, tak i velmi složitý (třeba v případě nákladů na datové centrum podle toho, zda aplikace běží na dedikovaných fyzických serverech nebo v úplně virtualizovaném prostředí). Ze zkušeností Gartneru vyplývá, že klienti jsou často překvapeni, jaké náročné je rozklíčování souhrnných nákladů. Na druhé straně výsledky jsou velmi užitečné, protože bez nich nelze systematicky pracovat s rozpočtem na IT a maximalizovat tak jeho hodnotu. Za pozornost stojí, že stanovení provozních nákladů aplikací je relativně snadné v organizacích, které pracují na tzv. chargeback principu, tedy interně přeúčtovávat businessovým jednotkám náklady za poskytované IT služby.

Náklady na změny

Změnami se chápou: a) nápravy stávajících chyb v aplikaci, b) jejich prevence, c) inovace, tedy zásahy do aplikace s cílem zlepšit podporu byznysu (nebo jen reagovat na změny v jeho potřebách) a d) udržování integrity aplikace. U tzv. krabicového softwaru jde o náklady na přechod na nové verze, přidávání nových modulů a jejich implementaci a integraci (a jejich dlouhodobou podporu, kustomizaci). Za zmínku stojí, že nejčastější důvod pro následnou kustomizaci aplikací je snaha o využití analytických nástrojů a obecně business intelligence.

Náklady na změny aplikací jsou obecně podceňovány. Podceňuje se zejména vliv rostoucí velikosti a složitosti aplikace na náklady. Jde o to, že čím složitější je aplikace, tím větší má datové nároky (náklady na storage) a především tím více je kritická pro byznys (náklady na zajištění – mj. zálohování, což dále zvyšuje požadavky na storage …). Kritické aplikace vyžadují ještě více změn, což se neobejde bez kontrolních mechanizmů, které změny komplikují a prodražují.

TCO je do velké míry otázkou designu

Jedna z nejčastějších otázek, které Gartner dostává od klientů v souvislosti s aplikací TCO, zní: Existuje korelace mezi pořizovací cenou aplikace a celkovými náklady na její vlastnictví (TCO)? Bohužel, taková korelace neexistuje – existují jen velmi hrubé pravidla, jejichž aplikace vede k širokému rozpětí výsledků.

Přesto se však dá určit klíčový faktor, který může TCO aplikace výrazně snížit: je to její celkový design. Aplikace, které byly od začátku navrženy s cílem jednoduché provozu, snadné údržby a také jednoduché rozšiřitelnosti, vycházejí z pohledu TCO dramaticky lépe. Takovýchto aplikací je však velmi málo, protože klasická objednávka aplikace zní: Potřebuji ji rychle a potřebuji ji levně.

Druhý klíčový faktor ovlivňující TCO je vnitřní volatilita aplikace, tedy její náchylnost ke změnám (všeho druhu). Stabilní aplikace bude mít logicky nižší následné náklady, a tedy váha pořizovací ceny v celkových nákladech na její vlastnictví bude vyšší. Příkladem aplikace s nízkou volatilitou je účetní aplikace, která řeší workflow kolem přijatých faktur. Naopak, vysokou volatilitu může mít řešení CRM, které se může v průběhu patnácti let vyvinout z původně izolované aplikace pro řízení kontaktního centra. Volatilita aplikace má obrovský vliv na TCO, ale ve srovnání s druhým faktorem, tj. s designem, je méně zajímavá, protože se prakticky nedá ovlivnit.

Schéma: Podíl pořizovacích nákladů na TCO Osa Y: Design, cílený na celý životní cyklus Osa X: Volatilita aplikace Zdroj: Gartner

Schéma ukazuje typické příklady podílu pořizovacích nákladů aplikace na její TCO. Vidět, že na TCO má dramatický vliv nejen volatilita (což je intuitivní závěr), ale i její design. To by mělo být impulsem pro generální a pro finanční ředitele, aby kladli větší důraz na postupy při investování do aplikací. Je důležité, aby si byli plně vědomi, jaké možnosti při pořizování aplikací existují a jaké důsledky jsou s nimi spojeny. Přinejmenším finanční ředitel (ale při větších investicích i generální ředitel) má vědět, že když vytvoří na pořízení aplikace daný časový prostor X dní a akceptuje nárůst ceny pořízení o Y procent, může si tím koupit snížení TCO o Z procent. Samozřejmě, že nakonec mohou stejně převážit uvedené požadavky „rychle a levně“, ale má to být vědomá volba, a ne jediná varianta.

Pracujte s přesnými údaji

Finanční plánování je stále Achillovou patou mnoha IT organizací. Analytici Gartneru zjistili při práci na sourcingových strategiích klientů tři zásadní nedostatky:

    • Přes 80 % organizací staví svá rozhodnutí o investicích v IT na neadekvátních finančních informacích.
    • Organizace typicky ignorují 20 % interních nákladů (tj. nezahrnují je do výpočtů business case).
    • Více než 70 % projektů překročí náklady, podle nichž byl kalkulován business case.

Autorka pracuje jako Country Manager ve společnosti KPC-Group/Gartner.

Zdroj: Infoware.sk

1 komentář u článku “Jaké jsou celkové náklady na vlastnictví softwarových aplikací?”

  1. Jan Kameníček napsal:

    Ač je možná paní Rydziová renomovaná analytička, příkladem se psem si tu rozhodně protiřečí. Je rozdíl, jestli dostanu psa zadarmo a nebo ho koupím za 1000 Kč, protože pokud mě pak výdaje za dobu jeho života vyjdou na 50 000 Kč, je stejně vždy pes zadarmo ve výsledku levnější, protože celkově stál jen 50 000 Kč, zatímco ten za tisícovku by vyšel 51 000 Kč. Naopak rozhodujícím faktorem pro TCO jsou v tomto případě zjevně ty nečekané a neplánované výdaje, jako veterináři a podobně. Takže tohle se vám zrovna moc nepovedlo milá paní.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− dva = sedm

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz