Firmy chtějí šetřit na tisku, současně ale zbytečně plýtvají

Albert Ryba | 04.12.2012 | Aktuality, Analýzy | Žádné komentáře

Podle nového výzkumu „Nákupní uvažování malých a středních firem při zefektivňování tisku“, který v říjnu zveřejnila společnost IDC za podpory OKI Europe, by se měl výrazně změnit způsob, jak malé a střední firmy nakupují a spravují svoji tiskovou infrastrukturu, pokud chtějí těžit z výhod nákladově efektivního, tzv. „chytrého“ tisku.

V důsledku snahy firem tisknout čím dál více firemním materiálů přímo v kancelářích vzrostl prodej laserových a LED tiskáren do malých a středních podniků v celé Evropě o více než 3 % (IDC Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print, 2011). „Růst i v době zpomalení ekonomiky odráží schopnost výrobců tiskových zařízení úspěšně reagovat na měnící se potřeby trhu,“ říká Miroslav Tyburec, ředitel Oki Systems pro Českou republiku a Slovensko.

„Průzkum ukazuje rostoucí využití barevného tisku, zejména proto, že firmy mohou své materiály v profesionální kvalitě tisknout na laserovém nebo LED zařízení přímo ve firmě, bez nutnosti zadávat zakázku externím dodavatelům. V mnoha případech však management firem neví, v jakém objemu se u nich tiskne a kolik je tento často „zapomenutý“ náklad stojí. S rostoucím tlakem na kontrolu firemních nákladů v nejistém ekonomickém prostředí je tisk jednou z oblastí, ve které lze dosáhnout významných úspor s minimálním dopadem na podnikání.“

V době rostoucího množství informací, které jsou každý den generovány, se navyšuje i objem tisku. Uživatelé mají tendenci přenášet je na papír, aby si usnadnili jejich zpracovávání. To často vede k tisku více kopií, než je nutné, nebo k barevnému tisku i v případech, kdy plně dostačují černobílé materiály.

Firmy by se měly snažit zjistit, kolik se u nich tiskne a objem tiskových úloh řídit. Měly by proto zvážit využití softwarových nástrojů k jejich sledování a řízení. „Jak zjistila společnost IDC, prvním krokem k řízení nákladů je právě zjištění jejich výše,“ potvrzuje Tyburec.

„Instalací síťového softwaru pro sledování využití tiskových zařízení je možno monitorovat objem tisku u každého oddělení nebo uživatele. Dokonce lze určit, který zaměstnanec tiskne, zda je úloha barevně nebo černobíle, počet stran, čas, kdy byla úloha odeslána a typ souboru, který se tiskne.“

Získané informace následně umožňují nastavit pravidla, která pomáhají kontrolovat tiskové výstupy a snižovat tak náklady. To může zahrnovat například:
·    Identifikace aktivity uživatele nebo oddělení a možnost vyúčtovat náklady.
·    Nastavit tisk všech dokumentů černobíle jako standard. Pokud chtějí uživatelé tisknout barevně, musí změnit nastavení ovladače.
·    Nastavit tisk všech dokumentů oboustranně jako standard. Pokud chtějí uživatelé tisknout jednostranně, musí změnit nastavení.
·    Povolit barevný tisk pouze některým uživatelům nebo omezení použití barvy pouze pro určité typy dokumentů, případně nastavení stránkového limitu pro barevný tisk.
·    Nastavit jako výchozí režim konceptu nebo úspory toneru. Uživatelé mění nastavení pouze v případě, že vysoká kvalita tisku je skutečně nutná.

Náklady na externí tiskové služby by měly být zahrnuty v každé analýze celkových nákladů a požadavků na tisk. Díky dostupnosti zařízení, která umožňují kvalitně tisknout dokumenty přímo v kanceláři, mohou malé a střední firmy tisknout, co potřebují a právě v době, kdy to potřebují. Není proto nutno tisknout velké objemy s cílem dosažení úspor z rozsahu, které v konečném důsledku mohou vést ke zbytečnému plýtvání a zvýšeným požadavkům na skladování, což u malých a středních podniků bývá často problém.

Pro tyto podniky může být výhodné zakoupit místo tiskárny formátu A4 zařízení formátu A3 a produkovat tak širokou škálu marketingových materiálů in-house. Ty lze vytvářet a upravovat podle potřeby, a tak velmi rychle reagovat na individuální potřeby zákazníků a měnící se trh.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− čtyři = dva

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz