Tištěné faktury jsou z hlediska zpracování noční můrou

Albert Ryba | 17.12.2013 | Aktuality, Ostatní | 3 komentáře

Tuzemské papírové faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Protože nejsou pravidla pro vypracování přísně daná, každý si vytvoří formát, jaký se mu zamlouvá. Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si nevědí rady.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo podle propočtů ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Věc je to proto důležitá a obecně poptávka po elektronizaci dokumentů stoupá v celé České republice. Jedním z měřítek je i prodej multifunkčních tiskáren, vzrůstá potřeba cloud computingu s oběhem a „tiskem“ elektronických dokladů, resp. jejich zachováním v elektronické podobě a sdílením, jež tyto tiskárny podporují, míní zástupci Teko Technology, předního tuzemského výrobce a distributora kancelářské techniky.

„Komu by se nelíbilo, aby místo skladu a archívu účetních dokladů měl vše jen přístupné skrze počítač. Elektronická data je však nutné ukládat, což vede ke zvýšení požadavků na datová úložiště. Ovlivňuje to i bezpečnost a dostupnost dokumentů resp. riziko napadení uložených dat,“ uvažuje Petr Kempa, produktový manažer Teko Technology. Menší společnosti i podnikatelé však podle jeho zkušeností zatím stále tisknou a ani to příliš nevypadá, že by se „papíru“ úplně vzdali.

Problém s elektronickou fakturací představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent.

Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.

„Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje,“ míní Petr Kempa. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis.

Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.

3 komentáře u článku “Tištěné faktury jsou z hlediska zpracování noční můrou”

  1. Anonym napsal:

    Usetreni? Treba takove datove schranky a nejlepe, kdyz se data valeji kdo vi kde.

  2. Jaro napsal:

    V rámci ČR: podpis + časové razítko zdarma, dále jednotný systém fakturace v jednotném formátu, 2 – 3 roky přechodné období na úpravu ek. systému. Přidání multiplatformnosti – vydání a podepisování funguje všude (nejen na Win, Exp. u PostSignum apod.). Platnost vydaného certifikátu > 1 rok (min. 5) – kdo nezná průdu na České poště, neví o čem je řeč. Hotovo. Nehledejme v tom vědu. Je to jen debilní standardizovaný dokument podepsaný podpisem a čas. razítkem, ze kterého lze vyčítat data.

    • Jaro napsal:

      PS. Myšleno u Win a Exp. je způsob vydání certifikátu, který např. na Linuxu znamená noční můru a často generování na platformně Win (tedy správce vygeneruje certifikát pro jinou osobu na svém Win počítači, kolega zajde na poštu, admin spáruje a následně nahraje na Mac nebo Linux). Slušný kolega/admin smaže ze svého úložiště, hov..o ponechá po případnou potřebu budoucí.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


devět + = čtrnáct

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz