Jak ve firmě snížit náklady na telekomunikace?

Albert Ryba | 08.01.2014 | Internet a služby | Žádné komentáře

Podle analytiků společnosti Gartner telekomunikační náklady typicky pohltí 2 až 4 % celkových výnosů firmy. Zároveň jsou to však jedny z nejhůře řiditelných výdajů, využívané často bez vhodného nástroje BI (business intelligence) nebo MIS (manažerský informační systém), propojujícího tento proces s reálně použitelnými reporty.

Nebudeme zde dávat konkrétní rady, jakého operátora si vybrat či jaké služby používat (protože nabídka v této oblasti se stejně neustále mění), ale podíváme se na celkovou strategii, kterou by firma měla zvolit. Na optimální telekomunikační náklady firmy se totiž prakticky všude nabaluje nežádoucí „balast“, který je třeba systematicky analyzovat a odstraňovat pomocí vhodného řešení Telco Expense Management (TEM). Je potřeba identifikovat zejména:

  • Zbytečné plýtvání – neefektivní náklady vynaložené na udržení byznysu, např. příliš dlouhé hovory, využití roamingu těsně za hranicemi atd.
  • Neoptimální volací programy – chybějící aktivace využívaných produktů a služeb či zbytečně placené nepoužívané služby a zařízení.
  • Fakturační chyby – nesprávné uplatnění podmínek kontraktu, např. chybně určené slevy, zpoplatnění neodebraných výkonů.
  • Soukromé volání – využití firemních prostředků na nepracovní účely, např. víkendové volání v rodině či brouzdání během dovolené, hlasování v soutěžích.
  • Náklady na řízení telco parku – nutnost neúměrného nasazení lidských zdrojů na zajištění základního provozu a podpory správy telekomunikačních nákladů.

Jakými zbraněmi bojovat proti vysokým telekomunikačním nákladům?

Kromě ekonomických motivů je eliminace tohoto nežádoucího jevu nezbytná k zaručení účetní a daňové shody s požadavky, jakož i pro vynucování dodržování interních předpisů a celkového controllingu a governance společnosti. Organizace má k dispozici množství vhodných nástrojů použitelných interně nebo za asistence specializované konzultační společnosti:

  • Zakázka – pravidelná revize, tendrování a vyjednávání slev s telekomunikačními dodavateli.
  • Politiky – zavedení interních předpisů na nastavení pravidel používání telekomunikačních zařízení a služeb na jejich standardizaci.
  • Ad hoc audit – namátkové kontroly a hloubkové revize pro budování povědomí existence kontroly a vynucování dodržování interních norem mezi individuálními uživateli.
  • Pravidelná revize procesů TEM – komplexní end- to-end kontrola systému na odhalování slabých míst.

Tyto nástroje však nenahrazují podrobnou procesní analýzu při správě telekomunikací, která  odhaluje závislosti jednotlivých kroků a zejména jejich časovou pracnost (a tedy i nákladovost) v podobě zkonzumovaného času jednotlivých zaměstnanců využívajících telekomunikační služby.

Výhody a nevýhody jednotlivých způsobů řízení telekomunikačních nákladů

Výhody a nevýhody jednotlivých způsobů řízení telekomunikačních nákladů

Z průzkumu trhu mezi firemní klientelou vyplývá, že paradoxně očekávaná redukce nákladů (rozumějte celkové fakturace od operátora  je sice v popředí, ale předbíhá ji vizibilita a možnost kontroly těchto nákladů. Protože právě vhled a porozumění těmto nákladům je klíčem k jejich snížení.

Nejnovější trendy a doporučení

Koncept Bring Your Own Device (BYOD) je spojen zejména s heterogenitou hardwaru koncových zařízení ve firmě. Výhodou je, pokud zůstávají ve vlastnictví společnosti a jsou pořizovány podle výběru zaměstnance. Protože pak je management stále jednodušší než v případě, že si zaměstnanci skutečně připojují své vlastní zařízení.

Dostupnost aplikací pro jednotlivé mobilní platformy přináší novou výzvu v podobě vytváření vlastních mikrotrhů firmy, kde si zaměstnanec může stáhnout potřebnou aplikaci z povolených zdrojů, na firemní náklady a pod kontrolou společnosti. Následně je doporučeno nasadit vhodný Mobile Device Management (MDM), který zaručí správu bezpečnostních a jiných politik a zajistí monitoring zařízení včetně jeho využívání uživatelem.

Takto lze těžit z monitoringu provozu v reálném čase hlídáním nákladů a současně zaměstnanec získává okamžitý přehled o spotřebě a včasné upozornění přímo do telefonu o překročeném limitu na volání.

Z pohledu nákladů však zůstává nejvýznamnější billingový model a jednotková cena poskytovaných služeb. Postupný ústup hlasových služeb je spojen s rozšiřováním datových přenosů a tzv. „flat paušálů“, ale až nástup rychlých sítí LTE reálné umožní kvalitní provoz hlasových služeb v rámci datových přenosů (VoIP).

V té době bude muset operátor nahrazovat výpadek výnosů z hlasových služeb prodejem balíčků jednotlivých datových služeb namísto cen za MB či GB přenesených dat. Znamená to, že zákazníkovi odpadne nutnost sledovat přenesená data, kvalitu a dostupnost datového připojení, protože si bude kupovat garantovanou službu v podobě přístupu k e-mailu, využívání telefonie (Skype, Viber), chatu (GTalk, Whatsapp), videostreamingu (YouTube), a to přímo od operátorů.

Na takovém transformovaném trhu budou firemní zákazníci daleko více než nyní čelit potřebě správného nastavení dostupnosti jednotlivých služeb a monitoringu jejich skutečného využívání zejména pro minimalizaci provozních nákladů a omezení zbytečných výdajů firmy.

Autor je partnerem ve společnosti Partnering.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


sedm − = dva

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz