Jak vypočítat celkovou cenu a náklady u IT projektů?

Ľuboslav Lacko | 25.02.2014 | Analýzy, Podniková infrastruktura | 1 komentář

V tomto článku se zaměříme na to, jak vypočítat TCO (Total Cost of Ownership, tedy celkové náklady na vlastnictví) v případě IT projektů. Půjde nám primárně o náklady na podnikové aplikace, které jsou hlavním zdrojem přidané hodnoty IT podpory pro byznys. Servery, síťová infrastruktura, storage, klientské počítače jsou de facto jen prostředkem poskytování hodnoty prostřednictvím aplikací.

TCO při schvalování projektu

Obecně platí, že náklady na pořízení jsou jen zlomkem celkových nákladů na vlastnictví. Investice do jakékoliv formy IT řešení nevyhnutelně vyústí do sledu provozních nákladů, jakož i do potřeby budoucích investic do upgradů, zlepšení a rozšíření.

Gartner uvádí reálný příklad projektu s počáteční investicí 20 milionů dolarů. Během následujících 15 let si tento projekt, nasazený v naprosto ideálních podmínkách, vyžádá dalších 105 milionů. To je navíc ten nejlepší, spíše teoretický scénář. V dobrých podmínkách při účinné koordinaci zúčastněných složek budou reálné provozní náklady 230 mil. dolarů a při nejhorším scénáři dokonce až 980 milionů dolarů. Co myslíte, kterou z těchto hodnot předložil realizační tým radě manažerů při schvalování projektu?

Počáteční investice vytváří nejen poptávka po provozních nákladech na financování chodu aplikace, ale zároveň automaticky vytváří poptávku po budoucích kapitálových výdajích (CAPEX), ať už na upgrade, nebo na rozšíření působnosti. Typický příklad je business intelligence, která jen málokdy bývá součástí počátečních investic, ale protože všechny aplikace vytvářejí data a bude snaha získat z nich cenné informace, dá se předvídat, že projekt bude o tuto funkcionalitu časem rozšířen. Implementace aplikace COTS (Commercial Off-The-Shelf) de facto znamená závazek, že upgrady v budoucnu zachovají podporu integrity aplikace a přístup k novým funkcím dodaným jeho výrobcem. Stejně i aplikace vyvíjené na zakázku si s pravděpodobností hraničící s jistotou budou vyžadovat kapitálové investice na rozšíření funkcionality.

Z příkladu také názorně vyplývá, že uvedení TCO co nejvíce se blížících realitě má při hodnocení kapitálové investice obrovský vliv na rozhodování. Takový obrovský, že týmy pro správu investic v minulosti měly tendenci vyhýbat se posuzování TCO jinak než formou zběžné kalkulace ROI v prvních dvou nebo třech letech reálného provozu. Tato neochota vzít v úvahu celkové náklady na vlastnictví je však velmi destruktivní, obzvláště s ohledem na aktuální situaci.

Investiční manažerský tým musí trvat na tom, že každá investice do IT musí zahrnovat řízení životního cyklu – model, který zohledňuje reálné předpokládané celkové náklady na vlastnictví. Vytvořit takový model je sice obtížné, ale proveditelné. Stejně důležité je vytvořit trvalou strukturu, která zajistí, že hodnotové propozice aplikace ( včetně nákladů na provoz a rozšíření) budou průběžně vyhodnocovány a v případě potřeby korigovány.

Problematická až nemožná korelace

Neexistují žádné „pravidla“ umožňující korelovat celkové náklady na vlastnictví (TCO) pro aplikace s počátečními kapitálovými investicemi. Pro ​​ilustraci uvádíme dva scénáře, v obou jsou kapitálové náklady 20 mil. USD.

Scénář č. 1
Investice se týká aplikace, která sofistikovaně podporuje některé specifické formy obchodování s deriváty v investiční bance. Využívá ji šest obchodníků, přičemž každý z nich realizuje 10 obchodů v týdnu, ale hodnota obchodu se počítá v miliardách dolarů. Aplikace je poměrně malá, ale stojí 20 mil. USD, protože je na velmi vysoké úrovni a byla před reálným nasazením extrémně důkladně testována. Celé následující desetiletí poběží na dvou serverech, přičemž druhý z nich je jen „zrcadlo“, tedy záloha nasazená z důvodu spolehlivosti.

Scénář č. 2
Tento scénář předpokládá investici 20 milionů dolarů do webové aplikace, která poskytuje jednotné rozhraní pro spotřebitele při slevě na objednávku pizzy odkudkoliv v USA a při garantovaném doručení do 60 minut. Průměrně se systém musí vyrovnat s 5000 transakcemi za minutu, ve špičkách musí za minutu zvládnout i 25 000 transakcí. Aplikace se neustále upravuje na zvýšení spotřebitelské zkušenosti, přidávají se nové promoakce a podobně – vše s cílem zvýšit loajalitu zákazníků.

Jaký může existovat společný vztah mezi počáteční investicí a provozními náklady v takových diametrálně odlišných projektech? Jak tedy mohou týmy, které budují obchodní případ pro investice, vypočítat pravděpodobno budoucí hodnotu TCO pro jejich specifickou investici, pokud navíc TCO pro konkrétní aplikaci není konstantní? Typický příklad je scénář 2, kde TCO je výsledkem velkého počtu změn designu a rozhodnutí přijatých v průběhu používání aplikace. Mnohem lepší je postavit otázku takto: Jak dosáhnout rovnováhy mezi počátečním objemem investic a pokračujícími náklady?

Doporučení analytiků

Gartner doporučuje důslednou sumarizaci požadavků, a to nejen funkčních požadavků, tedy co aplikace musí dělat, ale i takzvaných „nefunkčních“ požadavků, kam patří spolehlivost, výkon, použitelnost, portabilita či udržovatelnost. Z hlediska TCO jsou funkční požadavky téměř irelevantní, ale investice na zajištění nefunkčních požadavků se výrazně promítnou do kvality, spolehlivosti a snadné údržby, a tedy zásadně ovlivní TCO.

TCO je součet nákladů na zřízení, provoz, podporu, údržbu, zlepšení a rozšíření po dobu životnosti aplikace. Bohužel nemají konstantní profil, ale mění se tak, aby odrážely různé události životního cyklu, kterými bude aplikace procházet. Například pokud se ve snaze o dodržení termínu nasazení podcenilo testování softwaru, důsledkem budou vysoké náklady na opravy chyb během prvního roku či dvou. Náklady na dodatečné implementování funkce jsou 5 – 10krát vyšší ve srovnání s tím, kolik by jejich zavedení stálo v realizační fázi.

Provozní náklady velkých projektů budou mít tendenci exponenciálního růstu vzhledem k tomu, že aplikace postupem času v rámci úprav a rozšíření jsou stále složitější. Bude potřeba rozšíření serverové kapacity, kapacity datových úložišť a přenosové kapacity sítí. A náklady na změnu takového „kolosu“ jsou pochopitelně vyšší. Je to prostě oheň, který živí sám sebe. Jediný způsob, jak uniknout této spirále pohlcující finance, je vytvořit aplikace navržené tak, aby se daly snadno změnit.

Při investování do aplikace, která by mohla být nestála, musí návrh projektu zohledňovat implementování specifických postupů zaručujících, že budoucí změny se mohou realizovat za přijatelnou cenu.

Shrnutí na závěr

Management, který schvaluje počáteční investice do projektu, zároveň vědomě nebo mnohem častěji nevědomě schvaluje i průběžné náklady, které budou pravděpodobně více než 10krát vyšší než počáteční investice. Proto by všechny zúčastněné strany měly brát v úvahu i TCO a trvat na tom, aby návrh aplikace byl optimalizován s ohledem na rovnováhu mezi počátečními a průběžnými náklady.

Nedávná recese odhalila, jak se lze jednoduše vyhnout fixním nákladům a „konzumovat“ aplikační služby, od nichž je závislé podnikání firmy. Cloud prostě mění všechna pravidla a vyvolává masivní odklon od pohledu na IT rozpočty zaměřeného na CAPEX k provozním výdajům, a co je hlavní, umožňuje do jisté míry předvídatelnost provozních nákladů.

Text byl zpracován podle podkladů analytické společnosti Gartner.

Zdroj: Infoware.sk

1 komentář u článku “Jak vypočítat celkovou cenu a náklady u IT projektů?”

  1. Deeex napsal:

    Zase další sracka proč je ten cloud vlastně levnější. Kdyby to tak opravdu bylo dávno by se více využíval… Levnější to proste není zda je spolehlivější je diskutabilní a rychlejší určitě nebude…

    Stejna hovadina jakou outsourcing na papíře to vypadá pěkné ale skutek utek a po peti letech zjistíte ze levnější to ani náhodou není (ten manazer který to naplánoval a rozhodl ve společnosti už taky není) a navíc není cesty zpět…

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


čtyři − dva =

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz