Kolik lze ušetřit konsolidací tiskového prostředí?

Miroslav Danaj | 07.02.2014 | Analýzy, Podniková infrastruktura | Žádné komentáře

Snižování nákladů a efektivní hospodaření je základem přežití každé firmy. Šetřit se dá i v oblastech, které jsou často přehlíženy, například v tiskovém prostředí – to stále není v řadě firem nijak sledováno a vyhodnocováno. Snadno zde totiž uspořit dokážete až třetinu nákladů, což není rozhodně zanedbatelné.

Výměna fungujících zařízení má smysl

Reprografická a tisková zařízení se ve firmách obvykle vyměňují pouze v případě, že se porouchala nebo neexistuje náhradní díl potřebný na jejich opravu. I z toho důvodu se často setkáváme s tiskovým prostředím, které sestává z množství zastaralých, někdy až archaických modelů. Společnosti se rády drží hesla, „co funguje, to neměň“, ale z hlediska efektivity byznysu nejde vždy o nejrozumnější přístup.

Náklady na jeden výtisk jsou na první pohled minimální, v ročním nebo několikaletém zúčtování však dokáží vygenerovat zajímavou cifru. Nemalé náklady přitom lze snížit poměrně jednoduše, a to vhodnou konsolidací tiskové infrastruktury.

Příkladem z praxe může být společnost, která využívá 78 lokálních a multifunkčních tiskáren různých výrobců. Jde o inkoustové a laserové tiskárny převážně formátu A4, dvě z nich mají formát A3. Společnost ročně produkuje 2,5 milionu výtisků. Při průměrné ceně asi 60 haléřů za výtisk jsou roční náklady na tisk přibližně 1,5 milionu Kč.

V rámci těchto výdajů nebereme v úvahu cenu servisních nákladů a oprav, jde o čisté výdaje na tisk. Vhodnou konsolidací tiskového prostředí se však dá ušetřit až 30 % nákladů.

Nejde jen o úsporu nákladů

Optimalizování tiskového prostředí není jen o snižování nákladů, i když číselné vyjádření je nejdůležitější a umožňuje sledovat změny na prokazatelných faktech. Konsolidace znamená i zlepšení dostupnosti služeb tisku, lepší bezpečnost a komfort s účtováním výtisků na konkrétního uživatele.

Konsolidaci předchází analýza stávajícího tiskového prostředí. V tomto kroku se zjišťují nedostatky, které lze odstranit. V rámci návrhu řešení se optimalizuje počet zařízení, které nahradí existující stav tak, aby nové prostředí přineslo lepší výkonnost, nákladovost a detailní přehled reprografických služeb.

Existuje několik řešení, jedna z oblíbených voleb spočívá v nasazení výkonných „chodbových“ tiskových systémů, které mají nižší náklady na výtisky a provoz v porovnání s běžnými lokálními tiskárnami.

Při využití chodbových systémů se zároveň očekává snížení množství vytištěných a zkopírovaných stran, což má za následek menší spotřebu papíru a zkvalitnění reprografických služeb. Efektivní používání zařízení je podpořeno i monitorovacím systémem.

Méně může být někdy více

Vraťme se ke zmíněnému příkladu z praxe. Firma před konsolidací využívala 78 zařízení. Navržené řešení, jehož cílem bylo optimalizovat tisk, snížilo celkový počet zařízení na 11. Sekretariáty dostaly čtyři multifunkční tiskárny formátu A4, zbylých 7 zařízení bylo formátu A3. Šlo právě o výkonné chodbové multifunkční systémy. Průměrná cena za jeden výtisk se ve výsledku snížila o více než polovinu, na 25 haléřů.

Výsledné náklady na tisk za období 3 let po započtení nákladů za pronájem strojů byly 3 100 000 Kč. Pronájem zařízení je pro mnohé firmy schůdnější alternativa, nevyžaduje velký vstupní kapitál na vytvoření nové infrastruktury. Ve srovnání s původním stavem (náklady na tisk byly v tomto případě za tři roky cca 4,5 milionu) tak došlo ke snížení nákladů o 1,4 milionu – což je téměř třetina původní částky.

Při pohledu na výrazné snížení počtu zařízení je zřejmé, že v tomto případě nešlo pouze o běžnou výměnu starých tiskáren za nové, ale o navržení kompletně nové infrastruktury, která bude vyhovovat potřebám firmy a zároveň poskytne řadu výhod.

Další výhodou je i správa nových zařízení monitorovacím a zabezpečovacím systémem, díky kterému jsou příslušné tiskové, kopírovací a skenovací úlohy správně doručeny konkrétnímu uživateli. Systém zároveň poskytuje informace s detailním rozúčtováním nákladů za reprografické služby na jednotlivé uživatele, což umožňuje firmě pružněji kontrolovat a reagovat na případné nepřiměřené používání zařízení.

Tiskněte co nejefektivněji

Důvodů, proč konsolidovat tiskové prostředí ve firmě, je několik. Většinu z nich jsme zmínili v článku. Proces optimalizace tiskové infrastruktury přitom nemusí být složitý. Správně zvolený partner má přehled o aktuálních možnostech na trhu, zanalyzuje vaše stávající prostředí a navrhne vám řešení na míru i s vyčíslením odhadovaných úspor. Postará se o to, abyste tlačili efektivně, zatímco vy se můžete věnovat vašemu byznysu.

Autor pracuje jako produktový manažer ve společnosti AutoCont CZ a. s.

Zdroj: Infoware.sk

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


čtyři − = tři

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz