Spolupráce na dálku: Kroky pro efektivní využití

Jiří Plátek | 13.06.2014 | Internet a služby | Žádné komentáře

Spolupráce na dálku v podobě řešení označovaného jako DATAVIS (Data-Video-Interaktivní-Spolupráce) mění zažité zvyklosti, jakými zaměstnanci uvnitř, ale i navenek komunikují v každodenním pracovním, ale i soukromém životě mezi kolegy, partnery a zákazníky.

Poprvé se řešení DATAVIS objevilo před 10 lety při sestavování principů vzdáleného řízení krizových událostí pro integrovaný záchranný systém. Díky těmto zkušenostem se řešení DATAVIS začalo zavádět do všech organizací veřejné a státní správy, ale také ve firmách. Popsané zkušenosti lze samozřejmě aplikovat i obecně na většinu systémů pro vzdálenou komunikaci a spolupráci ve firmě.

Není to žádná věda naučit se používat nástroje určené pro spolupráci na dálku, ovšem jednoznačně to chce mít vůli hodit nostalgii za hlavu a jít do toho. Dokážete to?

vyhody

Kroky pro úspěšné nasazení

Plánování
Před nasazením je potřeba vedením firmy jasně popsat požadavky a měřitelné cíle jako je např. snížení cestovních nákladů o 30% v prvním roce nebo definovat míru přijetí videokonference mezi klíčové manažery. Současně je nutné popsat pracovní scénáře, při kterých je využití řešení DATAVIS účelné. Je dobré pamatovat i na specifikaci technických požadavků, které zabezpečí  snadnou a intuitivní obsluhu. Za těchto podmínek bude proces implementace mnohem efektivnější a smysluplnější.

Po dokončení těchto kroků musí vedení otevřeně komunikovat do všech úrovní firmy výhody spolupráce na dálku, které současně pomohou zmírnit případné obavy z nasazení. Významnou roli hrají tzv. inspirátoři z řad vedení, kteří podporují využití AV technologie mezi jednotlivá oddělení. Tito vůdci vytvářejí katalyzátor mezi zaměstnanci a podporují vyšší míru nasazení vzdálené spolupráce v čase.

Integrace
Během nasazení řešení pro spolupráci na dálku je nutné, aby se při integraci AV techniky pamatovalo na všechny souvislosti, které ovlivňují způsoby práce.  Velkou roli při integraci hraje např. velikost a uspořádání místnosti. Tyto a ostatní informace ovlivňují např. výběr vhodného osvětlení, doporučené ozvučení a další parametry, které mají vliv na kvalitu vybrané AV techniky. Při návrhu je nutné pamatovat i na možnosti zapojení do současných či nových IT systémů.

Při nasazení řešení jako je DATAVIS je dobré pracovat se vzorkem např. vybrat jedno či dvě oddělení (marketing a obchod), u kterého bude v nejbližší době hrát významnou roli vzdálená spolupráce. Tento vzorek lze dobře využít při návrhu ROI analýzy a dalších postupů. Výsledky se dají v budoucnu škálovatelně využít pro případná rozšíření.

Postupy
Novou formu komunikace v podobě řešení DATAVIS je potřeba podpořit kvalitně zpracovanými uživatelskými postupy při různých pracovních scénářích práce např. při zobrazení několika vstupů obsahu, nastavení zvuku nebo zorného úhlu kamery atp. Podrobná příručka by měla být navržena pro uživatele bez ohledu na jejich odborné znalosti a umístěna v každé zasedací či jednací místnosti. Uživatelé mnohem jednodušeji pochopí zažité scénáře a díky nim rychleji nastaví požadovaný pracovní režim. Uživatelé nemusí znát technické podrobnosti, ale potřebují se snadno spojit se vzdálenými účastníky. Intuitivní uživatelské ovládání lze doplnit řídicím systém místnosti. Díky řídicímu systému v podobě dotykového panelu lze jednoduše zvolit konkrétní pracovní scénář.

Lidé
Lidé nemají v oblibě změny týkající se jejich komunikačních zvyklostí. Tyto změny mají spojené s nejistotou v něco nového a pro ně zatím neznámého a neprobádaného. Spolupráce na dálku díky řešení DATAVIS mění způsob, jakým budou vykonávat své každodenní úkoly. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby se vedení firmy zabývalo od začátku důsledky, které jim změna komunikace přinese, a změnu mezi zaměstnanci podporovali. V opačném případě může být zavedení nové komunikační technologie neefektivní.

Příklad z praxe – Danone a.s.
„Díky videokonferencím se nám podařilo prohloubit a zefektivnit produktivitu mezinárodních týmů a současně snížit náklady spojené s cestováním“, Tomáš Zloch – IT Front Office Manager, Danone a.s.

Bezpečná forma komunikace je pro každou organizaci klíčová. Při vzdálené spolupráci je potřeba zvážit všechny možnosti bezpečnosti sítě při sdílení hlasu, obrazu a datových podkladů např. ve formě firemních PowerPoint prezentací, obchodních výsledků nebo interních pracovních dokumentů. Nejúčinnější možností pro zabezpečenou vzdálenou spolupráci je nasazení koncových hardwarových videokonferencí nebo softwarových klientů od certifikovaných výrobců – Cisco, Polycom, SMART Technologies nebo Pexip Infinity.

Propustnost a kvalita firemní sítě vytváří hlavní předpoklady pro přenos videa, ale i hlasu a datových podkladů. Nespolehlivé připojení má nepříznivý dopad na celkovou realizaci a dosažení požadovaných počátečních cílů. Současně může způsobit nedůvěru mezi zaměstnanci, kteří se budou od spolupráce na dálku postupně distancovat.

Příklad z praxe – Linde Gas a.s.
„Videokonferenční setkání plánujeme přes rezervační systém, ať víme, jak a kdy bude zasedací místnost obsazena. V současné době řešíme většinu pravidelných jednání mezi pobočkami a ostatními vzdálenými účastníky přes videokonference,“ Radek Parthon – Local Security Officer, Linde Gas a.s.

Spolupráci na dálku je potřeba používat v souladu se zavedenými firemními pravidly. Uživatelé by měli mít možnost ovládat videokonferenční zařízení jednoduše a intuitivně. Vedení by mělo pečlivě navrhnout procesy a postupy, které se stanou součástí vnitrofiremních pravidel spolupráce na dálku. Tyto postupy sníží čas a případnou počáteční nedůvěru.

Příklad z praxe – Krajský úřad Kraje Vysočina
„Hledali jsme řešení, které sjednotí komunikační procesy vzdálené komunikace mezi jednotlivými organizacemi veřejné správy a samosprávy, integrovanými záchrannými složkami, nemocnicemi, specializovanými pracovišti, vládními institucemi a akademickou půdou. Toto se podařilo naplnit díky řešení DATAVIS,“ Dušan Matys – Správce sítě Krajského úřadu Kraje Vysočina.

Firemní komunikace prochází vývojem. Hlavní komunikační prvky sjednocené komunikace. DATAVIS je data-video-interaktivní-spolupráce na dálku.

Firemní komunikace prochází vývojem. Hlavní komunikační prvky sjednocené komunikace. DATAVIS je data-video-interaktivní-spolupráce na dálku.

Hlavní komunikační prvky řešení DATAVIS

Většina uživatelů chápe základní funkce a výhody videokonference, ale při nasazení firemní videokonference se vyplatí konzultovat potřeby a požadavky s AV integrátory, kteří jsou schopni podobně popsat scénáře práce a maximální využitelnost řešení DATAVIS ve firemním prostředí. Současně nabízejí pokročilou technickou podporu, školení uživatelů a přizpůsobují firemní kulturu při nasazení řešení DATAVIS.

Nejjednodušším způsobem, jak shodit ze stolu všechny dobré argumenty pro práci s řešením DATAVIS, je ani se o tento model spolupráce na dálku nepokusit. „Jasně, obecně to zní jako dobrý nápad, ale v našem oboru by to nefungovalo.“ Tady jsou jen některá odvětví, ve kterých společnosti a státní organizace úspěšně využívají výhody řešení DATAVIS (bankovnictví, výroba, účetnictví, reklama, poradenství, služby zákazníkům, design, filmová produkce, pojišťovnictví, právní služby, marketing, personalistika…).

Ti, kteří se již s videokonferencí seznámili např. v podobě Skype nebo sjednocené komunikace – UC (Micrososft Lync, Cisco Jabber) či Face Time, jsou vhodnými kandidáty pro přizpůsobení se firemní videokonferenci – DATAVIS. Praktické ukázky využití řešení DATAVIS ve vnitrofiremní komunikaci lze přehodnotit z nejistoty uživatelů do příležitosti, např. formou, jak jednoduše nahradit stávající neefektivní emailovou a telefonickou komunikaci.

Zdroj: www.uspesnaprazentace.cz

datavis6

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


šest − = čtyři

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz