Co obnáší archivace a skartace dat?

redakce | 31.07.2014 | Aktuality | Žádné komentáře

Každá firma či organizace, bez ohledu na svoji velikost či obor podnikání, pracuje s dokumenty a daty. Pro jejich uchovávání a případnou likvidaci  (skartace) přitom platí v řadě případů přísná pravidla, zvláště pokud se jedná o osobní data. Navíc i když byla tato data sbírána jen jednorázově, vždy je tu možnost, že se mohou ještě hodit. Je ovšem zbytečné udržovat je v „drahých“ firemních úložných systémech a ke slovu pak přichází archivace.

Důležitost archivace

Zejména data spojená s obchodními aktivitami firmy, jejími partnery, zákazníky, ale i zaměstnanci, mobou někdy v budoucnu být potřebná. Stejně tak je tomu s nejrůznějšími smlouvami a dalšími dokumenty. Ty obvykle posloužily jednorázově, ale je potřeba, aby i v budoucnu byly k nahlédnutí. Právě v takovýchto situacích přichází ke slovu proces archivace – buď v tištěné podobě, ale častěji v elektronické podobě, buď na datových páskách, případně na optických médiích, ale také v datových archivech s pevnými disky a nebo třeba v cloudu. Přístup k těmto datům nemusí být okamžitý, není kladen ani přílišný důraz na rychlost přenosu, ale důležité je, aby byla data dohledatelná a neporušená.

Ve většině případů je budování archivu – jak klasického, tak elektronického, spjaté s nemalými investicemi. U klasických jsou kladeny zejména nároky na prostor, udržování správného prostředí a také na katalogizaci uložených dokumentů. V případě elektronických archivů je potřeba používat i kvalitní software, který podporuje např. technologii deduplikace – ta umožňuje výrazně omezit množství archivovaných dat.

Jak na skartaci?

Na některé typy dat se vztahuje tzv. skartační lhůta, která znamená, že data musí být určitou dobu, kterou stanoví lhůta, archivována – ač je firma třeba již ani nepotřebuje. Až pak může přijít ke slovu skartace. Při ní je potřeba zaručit, že data budou skutečně zcela spolehlivě zničena a nedostanou se do rukou nepovolaným osobám. V případě fyzických nosičů obnáší skartace jejich kompletní destrukci, v případě digitálních dat obvykle o tzv. bezpečné vymazání (například přepsání nulami). Pokud si s archivací a případně se skartací sami nevíte rady, je vhodné obrátit se na některého ze specialistů na trhu, který se touto činností zabývá.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


jedna − = nula

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Copyright © ICT manažer | ISSN 1805-5486 | SEO optimalizace a přizpůsobení SEO-care.cz